Funkcjonalne role członków grupy w rozwoju organizacyjnym

Rozwój organizacyjny, proces dostosowywania funkcji działu, pozwala firmom na wydajniejsze działanie i wzrost wydajności. Aby planować i wdrażać zmiany organizacyjne, które przynoszą korzyści firmie, skuteczni liderzy ustalają jasne role i obowiązki dla wszystkich członków grupy, w tym sponsorów i zainteresowanych stron. Typowe zadania obejmują zbieranie danych, definiowanie problemów i określanie działań. Ustanowienie ról funkcjonalnych dla każdego członka umożliwia efektywną współpracę grupową, co zwykle skutkuje poprawą morale i rentownością.

Korzyści

Jasno zdefiniowane role funkcjonalne, takie jak autor, koordynator, ewaluator i rejestrator, zapobiegają problemom komunikacyjnym, promują współpracę i pozwalają zespołowi realizować złożone zadania. Stworzenie ról funkcjonalnych dla wszystkich członków grupy w rozwoju organizacyjnym zazwyczaj przyczynia się do poprawy jakości, zmniejszenia błędów produktów i szybszej obsługi. Prowadzi to do poprawy zadowolenia klienta, obniżenia kosztów operacyjnych i pozwala członkom grupy dostosować się do zmian i szybko reagować na pojawiające się możliwości.

Rola dostawcy

Członkowie grupy odgrywający rolę w roli autora zazwyczaj proponują pomysły, inicjują dyskusje i badają opcje. Odpowiadają na prośby o wyjaśnienia, dostarczając faktów i istotnych informacji związanych z problemem. Szukają brakujących informacji. Uczestnicy wyrażają własne opinie, nawiązują osobiste doświadczenia i oferują nowe perspektywy problemów. Na przykład uczestnik może zasugerować reorganizację firmy w zespoły funkcjonalne, wyeliminowanie zbędnych kroków w kolejności przetwarzania lub wprowadzenie bardziej przyjaznych dla środowiska procesów, takich jak kupowanie tylko zużytego papieru do użytku w firmie.

Rola koordynatora

Koordynatorzy lub facylitatorzy organizują spotkania zespołów i ustalają porządki obrad. Dokonują przeglądu i wyjaśniają oświadczenia składane przez autorów podsumowujących działania, takie jak decyzja o zatrudnieniu większej liczby asystentów administracyjnych w zakresie organizacji podróży wymaganych przez sprzedawców. Utrzymują grupę na dobrej drodze i pomagają rozwiązywać spory i konflikty w razie potrzeby. Koordynatorzy prowadzą ćwiczenia budowania zespołu, aby pomóc członkom grupy funkcjonować bardziej efektywnie jako jednostka.

Rola oceniająca

Oceniający działają jako krytycy. Oceniają propozycje opracowane przez członków grupy, aby zapewnić, że zalecenia są zgodne ze strategicznymi celami firmy. Oceniający pomagają grupie ocenić, czy alternatywy stanowią realistyczne opcje. Oceniający proszą o sondujące pytania i pomagają grupie odkryć błędy w swoich planach przed wdrożeniem. Oceniający zapewniają jakość, zapewniając, że inni członkowie grupy uzasadnią swoje plany.

Rola rejestratora

Rejestratory działają jak skrybowie i notują, co dzieje się podczas spotkań i burzy mózgów. Rozprowadzają notatki ze spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej lub przesyłają dokumenty do folderu publicznego. Rejestratory zazwyczaj wykorzystują narzędzia programowe, takie jak oprogramowanie do mapowania umysłu OneNote, Evernote lub Mindjet firmy Microsoft Office, do rejestrowania decyzji, koncepcji i pomysłów. Opracowują schematy procesów i inne formy dokumentacji, takie jak zasady i procedury. Rejestratory przechowują wyczerpujące notatki na temat dyskusji i decyzji, dzięki czemu członkowie grupy mogą skupić się na uczestnictwie w spotkaniach, zamiast brać własne notatki. Rysowanie złożonych zdjęć i diagramów pomaga innym członkom grupy w rozwiązywaniu problemów, analizowaniu danych, rozpoznawaniu głównych przyczyn problemów i zalecaniu udoskonalania procesu drukowania.