Podstawowe elementy komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa pojawia się w wielu formach wewnątrz organizacji. Firmy komunikują się z klientami za pośrednictwem stron internetowych, raportów lub czasopism. Komunikacja wewnętrzna obejmuje telefony, pocztę głosową, biuletyny firmowe i wewnętrzny system poczty e-mail, aby wymienić tylko kilka. We wszystkich przypadkach, niezależnie od tego, czy komunikacja biznesowa jest wewnętrzna czy zewnętrzna w firmie, trzy elementy kluczowe dla jej sukcesu to przejrzystość, struktura i znajomość odbiorców.

Przejrzystość

Pisanie lub komunikowanie się z jasnością jest prawdopodobnie najważniejszym elementem komunikacji. Skuteczna komunikacja biznesowa pozwala odnieść się do rzeczy, dokładnie powiedzieć, co rozumie się bez wtrącania podwójnego głosu i przekazywane w najprostszy możliwy sposób. Używanie wspólnego języka, zamiast skrótów branżowych znanych tylko nielicznym, sprawia, że ​​komunikacja jest bardziej dostępna dla słuchacza lub czytelnika i jest łatwa do zrozumienia.

Struktura

Podobnie jak w przypadku dobrych opowiadań, komunikacja biznesowa wymaga początku, środka i końca. Podążanie za tą logiczną strukturą jest łatwe dla czytelnika lub słuchacza, ponieważ jest to taka, której większość ludzi nauczyła się rozumieć. Użyj tej struktury do wszelkiego rodzaju mediów komunikacyjnych, raportów, wiadomości e-mail lub poczty głosowej; również zatrudniają go podczas spotkań firmowych. Bądź zwięzły i unikaj nadmiernej rozwagi, a twoja wiadomość powinna zostać przekreślona.

Publiczność

Poznaj swoich odbiorców. Kiedy komunikujesz się z klientem, wybierz język, który zrozumie, a nie terminologię, która jest poza jego wiedzą. Ta sama koncepcja dotyczy rozmów z rówieśnikami lub innymi wewnętrznymi członkami zespołu. Akronimy mogą zaoszczędzić miejsce, ale większość ludzi nie będzie wiedziała, co oznaczają; wynikłe pisemne komunikaty wyglądają jak zupa alfabetyczna. Zaadresuj swój temat do odbiorców - nie zmuszaj swoich odbiorców do dopasowania tematu.

Konsystencja

Bądź konsekwentny w komunikacji; nie przyjmuj przeciwnych postaw, które służą jedynie dezorientacji słuchacza lub czytelnika. Wybierz stronę problemu, który chcesz cofnąć i pozostań przy nim. Używanie spójnego głosu i stylu pomaga odbiorcom w nawiązaniu kontaktu z przekazem i budowaniu zaufania do firmy lub produktu. Ludzie raczej nie będą ufać informacji zawartej w komunikacie, który jest niekonsekwentny lub sprzeczny.

Średni

Użyj odpowiedniego medium, aby dotrzeć do odbiorców. Jeśli wiadomość wymaga osobistego listu lub e-maila, użyj tego nośnika dla wiadomości. Jeśli jednak wymaga to komunikacji głosowej lub bezpośredniej, e-mail jest złym wyborem. Medium używane do komunikacji biznesowej nadaje wiarygodność wiadomości, więc trzymaj się medium, które obsługuje wiadomość.