Co to jest W-9 dla firmy?

Firmy, które zatrudniają niezależnych wykonawców, mają obowiązek zgłaszania wynagrodzeń do urzędu skarbowego na formularzu 1099. Jednak przed złożeniem wniosku 1099 przedsiębiorstwo musi zażądać od wykonawcy przedstawienia numeru identyfikacyjnego podatnika (TIN) na formularzu W-9. W przypadku rezydentów i przedsiębiorstw amerykańskich numer NIP to numer ubezpieczenia społecznego (SSN) lub numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

Wykonawca W-9 Forms

Kiedy zatrudnisz kontrahenta, niezależnie od tego, czy jest to firma, czy osoba prywatna, musisz zebrać formularz W-9 od każdego z nich. Wykonawcami mogą być wyłączni właściciele, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, korporacje, spółki osobowe, trusty i majątki. Na koniec każdego roku podatkowego musisz zgłosić całkowitą kwotę płatności dokonanych każdemu kontrahentowi w wysokości 600 USD lub więcej do urzędu skarbowego na formularzu 1099, korzystając z informacji z W-9.

Dopasowanie TIN

Jednym z głównych powodów, dla których IRS wymaga od Twojej firmy uzyskania W-9 od kontrahentów przed przygotowaniem 1099, jest możliwość dopasowania TIN. Pozwala to sprawdzić, czy informacje otrzymane na W-9 są zgodne z tym, co IRS ma w pliku dla osoby lub firmy. Ponieważ wykonawcy zazwyczaj nie podlegają potrąceniom podatkowym, umożliwia to IRS prześledzenie płatności z powrotem do każdego podatnika w przypadku, gdy nigdy nie otrzyma zapłaty podatku dochodowego. Bez dopasowania TIN wykonawca może celowo dostarczyć niedokładnych informacji na temat W-9 w celu uniknięcia podatków.

Zagraniczni płatnicy

Cudzoziemcy i firmy, które nie mieszkają w USA, nie składają formularza W-9. Zamiast tego, IRS wymaga, abyś otrzymał formularz W-8 od każdej zagranicznej osoby lub firmy. Jednak w przypadku obcokrajowców, którzy są rezydentami w USA, IRS wymaga od tych osób złożenia W-9. Ponieważ wielu cudzoziemców będących rezydentami nie kwalifikuje się do otrzymania numeru SSN, przed wypełnieniem formularza W-9 muszą złożyć wniosek o indywidualny numer identyfikacyjny podatnika (ITIN).

Informacje o formularzu W-9

Formularz W-9 ma długość jednej strony i wymaga tylko zgłoszenia kilku istotnych informacji. Płatnicy muszą podać swoje pełne imię i nazwisko lub nazwę firmy, jeśli nie są jej właścicielami. Musi również zawierać adres odbiorcy i odpowiedni numer NIP. Ostatnia część formularza wymaga podpisu, aby poświadczać, że odbiorca nie jest objęty rezerwowaniem zaliczek, że numer NIP jest poprawny oraz że jest on obywatelem USA lub rezydentem, podmiotem gospodarczym zorganizowanym zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych lub krajowym majątkiem lub zaufanie.

Zapłacenie podatku u źródła

Chociaż większość płatności dokonywanych przez Twoją firmę na rzecz osób fizycznych i firm, które przygotowują W-9, nie podlega potrącaniu podatku u źródła, IRS może uzależnić odbiorcę od pobrania podatku u źródła. Zwrot u źródła wynosi 28 procent każdej dokonanej płatności, ale ma zastosowanie tylko wtedy, gdy numer NIP, który podał odbiorca, jest nieprawidłowy.