Jak dokumentować projekty 5S

Skuteczni menedżerowie ds. Doskonalenia projektów wdrażający metody lean manufacturing stosują metodologię 5S w celu eliminacji marnotrawstwa i poprawy zadowolenia klientów. Aby wyeliminować straty, menedżerowie projektów podejmują pięć rodzajów działań opartych na japońskich słowach. Te procesy porządkowania obejmują Seiri (Sort), Seiton (uporządkowanie), Seison (Shine), Seiketsu (Standaryzacja) i Shitsuke (Sustain). W rezultacie narzędzia projektowe są sortowane i ułożone tak, aby były dostępne w razie potrzeby. Utrzymując czyste i uporządkowane miejsce do pracy, wszystko (i wszyscy) pozostaje w porządku. Aby udokumentować proces, możesz później ocenić, przeanalizować i przeprowadzić audyt projektu 5S, wdrożyć 5S etapami i przygotować raporty na każdym etapie.

1.

Utwórz plan kontroli zmian, aby zarządzać jakością. Użyj własnego formatu lub pobierz szablon z witryn takich jak witryna Microsoft Office Templates, która zapewnia dostęp do szablonów kontroli zmian.

2.

Organizuj regularne spotkania i dokumentuj sugestie członków zespołu podczas spotkania. Korzystaj z narzędzi takich jak Microsoft OneNote do rejestrowania podjętych decyzji i podejmowanych działań. Rozpowszechniaj te dokumenty przez e-mail. Zarchiwizuj je, przesyłając je do stron intranetowych, repozytoriów dokumentów firmowych lub wspólnych obszarów roboczych, takich jak Microsoft Sharepoint.

3.

Użyj narzędzi do doskonalenia procesów, takich jak raporty z postępu i arkusze obserwacji czasu, aby zdefiniować, przeanalizować, zmierzyć, poprawić i kontrolować procesy. Twórz raporty o stanie, które opisują, w jaki sposób wyniki te wzmacniają zespół, usprawniają określone procesy, analizując obecny stan (tak jak jest) i określając przyszły stan (być). Definiując różnicę między nimi, można utworzyć plan wdrożenia i plan działania.

4.

Utwórz plan audytu. Ten plan powinien określać personel, który może przejść przez miejsce pracy i pozbyć się wszystkich niepotrzebnych narzędzi. Umożliwia to Tobie i Twoim pracownikom upewnienie się, że posiadasz odpowiednie narzędzia i materiały do ​​wykonania pracy. Plan powinien sprawdzić, czy pozostałe narzędzia są uporządkowane według częstotliwości użycia i głównych użytkowników. Powinien również opisać, jak dokładnie sprawdzić ręcznie, czy zachodzi ogólne utrzymanie obiektu i zapewnić, że standardowe narzędzia, procesy i procedury zostaną wdrożone i wykorzystane. Kompleksowy plan kontroli pomaga tobie i twojemu małemu biznesowi w podtrzymaniu zmian. Opublikuj historie sukcesu, aby zachować energię i entuzjazm.

5.

Opisz każdy z procesów 5S w szczegółowych dokumentach i rozprowadź je dla wszystkich członków zespołu za pomocą poczty elektronicznej lub technologii mediów społecznościowych, takich jak wiki, fora lub blogi. Twórz listy kontrolne i plakaty, aby wzmocnić metodologię. Szkolić personel w zakresie korzystania z tych procesów za pomocą tej dokumentacji. Ponadto bezpłatne zasoby, takie jak strona internetowa Massachusetts Institute of Technology OpenCourseWare, zapewniają dostęp do materiałów szkoleniowych, narzędzi i zasobów w celu przekazania najlepszych praktyk związanych z metodologią 5S.