Jak eksportować wiadomości e-mail programu Outlook do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel

Outlook jest jednym z najlepszych dostępnych programów pocztowych i jest pierwszym wyborem dla wielu firmowych użytkowników poczty e-mail. Platforma jest potężna, ponieważ dobrze organizuje duże ilości wiadomości e-mail, integruje się z wieloma rozszerzeniami stron trzecich, ma wysokie limity wysyłania do użytku komercyjnego, a wiele kont jest łatwo tworzonych i zarządzanych na jednym serwerze.

Jedną z wad programu Outlook jest łatwa metoda eksportowania wiadomości e-mail lub możliwość szybkiego wyodrębniania danych z wiadomości e-mail. Istnieje wiele możliwości, począwszy od kopiowania i wklejania poszczególnych wiadomości e-mail do dokumentów tekstowych, a skończywszy na eksportowanie do formatu CSV lub Excel. Żadna opcja nie jest idealna, a niestandardowe formatowanie jest często tracone podczas procesu.

Dlaczego eksportować wiadomości e-mail?

Istnieje naprawdę tylko kilka powodów, aby eksportować wiadomości e-mail z Outlooka. Przeniesienie skrzynki odbiorczej na inny serwer i platformę wymaga wywozu, gdy nie chcesz nowego uruchomienia. Przejście do nowego systemu może spowodować utratę wszystkich ważnych wiadomości e-mail z poprzednich wymian.

Aby uniknąć utraty cennych danych e-mail, eksportuj do skoroszytu programu Excel lub jednego z wielu innych formatów. Pamiętaj, że przesłanie do czytelnego i łatwego do zdefiniowania formatu w nowym systemie jest prawdopodobnie trudne lub niemożliwe. Arkusz programu Excel może organizować rozmowy i działać jako baza danych, w której można wyszukiwać stare kontakty i rozmowy według kontekstu lub daty.

Innym powodem eksportu e-maili jest zapisanie danych w pliku kopii zapasowej. Wrażliwe informacje, które mogą wymagać wycofania do celów prawnych lub osobistych, warte są utworzenia kopii zapasowej. Jeśli Twój serwer kiedykolwiek zostanie wyczyszczony, plik Excel zapisze wszystko z poprzednich konwersacji e-mail.

Eksportuj wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel

Eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel jest łatwe. Pamiętaj jednak, że zachowasz tylko zwykły tekst i podstawowe linki. Całe inne formatowanie zostanie utracone. Jeśli w końcu chcesz przywrócić formatowanie, zapisywanie jako plików HTML to dobra alternatywa.

Otwórz program Outlook i kliknij opcję "Plik", a następnie opcję "Otwórz i wyeksportuj". Kliknij "Import / Export" i "Eksportuj do pliku", zanim ustawisz typ pliku na Excel. Plik CSV jest podobny i później można go łatwo przenieść do skoroszytu programu Excel, jeśli chcesz.

Na koniec wybierz folder docelowy, w którym plik ma zostać zapisany. Wybierz "Zakończ", aby zapisać wiadomości e-mail w określonym folderze. Zamknij program Outlook i przejdź do folderu. Sprawdź, czy plik jest zapisany i spróbuj go otworzyć. Skoroszyt skoroszytu lub plik CSV powinien otworzyć się ze wszystkimi danymi e-mail.

Alternatywne opcje

Inne typy plików są również obsługiwane przez program Outlook. Etykieta .PST służy do tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail programu Outlook i innych danych przechowywanych na serwerze. .OLM pełni tę samą funkcję w systemach Mac. Połów tutaj polega na tym, że plik jest kompatybilny tylko z innymi e-mailami Outlook. Jeśli chcesz otworzyć lub przesłać dane e-mail, musi się to odbyć na innym koncie Outlook.

Inne obejście dotyczy tylko Gmaila. Możesz skonfigurować konto Gmail w programie Outlook, co oznacza, że ​​używasz serwera Gmail, ale twarz Outlook do zarządzania wiadomościami e-mail. Systemy współpracują ze sobą i można kopiować wszystkie wiadomości e-mail programu Outlook w poszczególnych folderach i przenosić je do nowych folderów Gmaila. Jeśli zrezygnujesz z programu Outlook po przeniesieniu wiadomości e-mail, pozostaną one na serwerze Gmail.

Przesyłanie e-maili z całej firmy z wieloma kontami jest trudne i nie ma jasnej trasy przełączania platform. Integracja z takim systemem jak Salesforce, który śledzi wszystkie działania oddzielnie pomaga, ponieważ te działania pozostają zapisane na koncie Salesforce. Zmień serwery, a przynajmniej wciąż masz adresy e-mail i historię każdego e-maila. W przeciwnym razie zmiana serwera jest trudna i nieco chaotyczna.