Jak sformatować profesjonalny raport dla rady dyrektorów

Utrzymywanie przepływu poprawnych informacji pomiędzy kierownictwem a zarządem jest ważne dla podejmowania świadomych decyzji i podejmowania przyspieszonych działań. Jednym ze sposobów upewnienia się, że odpowiednie informacje są widoczne, są regularne raporty przekazywane zarządowi. Raporty te powinny być w profesjonalnym formacie raportu, aby można je było łatwo strawić, podając odpowiednie szczegóły. Użyj standardowej struktury raportu na tablicy, aby wywierać jak największy wpływ.

Struktura raportu zarządu

Raport na pokładzie powinien być zgodny z formatem łatwym do odczytania. Niektóre raporty będą krótsze niż inne. Na przykład miesięczna aktualizacja dotycząca procesu rozwoju działu może nie być tak szczegółowa ani długotrwała, jak roczne podsumowanie całego projektu.

Chociaż krótsze raporty mogą wyglądać bardziej jak memo z kluczowymi nagłówkami i kulami opisującymi kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), dłuższe raporty będą bardziej przypominać raport akademicki, ze stroną tytułową i spisem treści. Niezależnie od długości raportu, upewnij się, że pierwsza część raportu określa miejsce, z którego pochodzi raport, zakres czasowy tego raportu i to, do kogo trafi raport. Tytuł raportu w sposób, który mówi, co omawia raport, aby czytelnicy mogli szybko go zarchiwizować i przenieść, jeśli to konieczne. Na przykład "Roczne raporty sprzedaży na podstawie terytoriów" jasno określa, co czytelnicy znajdą w raporcie.

W raportach użyj nagłówków i wypunktowań, aby umożliwić członkom forum przeglądanie tematów i znajdowanie odpowiednich informacji. Pamiętaj, że raporty są używane do uzyskania działania od zarządu, dzięki czemu raporty mogą aktualizować członków zarządu w projekcie, który już monitorują. Powinien istnieć wstęp i sekcja podsumowująca, aby dać zarządowi przegląd informacji zawartych w raporcie.

Dwukrotnie sprawdź raport, aby upewnić się, że formatowanie, gramatyka i pisownia są poprawne. Chcesz, żeby zarząd ufał przekazanym im informacjom. Raporty zaśmiecone błędami sprawiają, że członkowie zarządu kwestionują szczegóły i profesjonalizm osoby przedstawiającej raporty.

Treść sprawozdania Zarządu

Zanim napiszesz raport, zastanów się nad celem raportu. Czy celem jest jedynie zaktualizowanie tablicy o postępach czegoś? Czy też składa się wniosek o fundusze, nowe zasoby lub zmiany? Kieruj zawartość, aby spełnić cel raportu.

Skompiluj informacje i dane istotne dla celu. Na przykład, jeśli aktualizujesz planszę o nowym wydaniu oprogramowania, powinieneś zebrać stosowne informacje na temat tego, które kamienie milowe zostały osiągnięte, jakie będą następne etapy i jakie będą brane pod uwagę terminy. Rozsądne byłoby również odnotowanie wszelkich problemów, które pojawiły się lub które projektujesz, na podstawie dotychczasowych postępów. Jeśli projekt jest przed czasem, należy pamiętać, jak i dlaczego, aby zachować entuzjazm członków zarządu. Jeśli postęp jest wolniejszy niż oczekiwano, należy jasno i zwięźle wyjaśnić, dlaczego tak się dzieje. Nie ukrywaj informacji. Tablica służy pomocą w dostarczaniu rozwiązań; jeśli nie wyjaśnisz problemu, rozwiązania są trudniejsze do znalezienia.

Bądź zwięzły w swoich opisach. Jeśli możesz powiedzieć coś w jednym zdaniu, nie ma potrzeby pisania całego akapitu. Jeśli odwołujesz się do zewnętrznych badań, wiadomości lub poprzednich raportów, zanotuj odnośnik i podsumuj zawartość. Następnie należy udostępnić materiał referencyjny, jeśli ktoś chce uzyskać więcej informacji. Dzięki temu raport jest zwięzły, nie pomijając żadnych informacji, jeśli członkowie zarządu chcą dodatkowych informacji.

Obowiązki stron

Chociaż za sporządzenie raportów odpowiadają kierownicy komisji lub dyrektorzy zarządzający, zarówno zarząd, jak i menedżerowie muszą współpracować. Jeśli zarząd otrzymuje raporty bez informacji niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji, zarząd musi opracować szablon raportu dla zarządców, który ma być śledzony. Standaryzując raporty dla organizacji, wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o przepływ informacji.

Ta procedura pomaga w przetwarzaniu informacji. Gdy wszystkie raporty są sformatowane w ten sam sposób, zarząd wie, czego się spodziewać po każdym raporcie. Dodatkowo, gdy tablica określa konkretne pytania i niezbędne informacje w każdym raporcie, eliminuje to domysły, które wynikają z pisania raportów przez kierowników. Każdy zaczyna śledzić właściwe dane, a następnie raportuje je w sposób, który pomaga szybciej przetwarzać informacje i podejmować decyzje z większą pewnością.