Jak przekazywać pracownikom koszty przejazdów

Żadne prawo nie nakłada na pracodawców obowiązku ponoszenia wydatków na pracowników, ale wiele firm decyduje się na to jako gest dobrej woli, a ponieważ zwrot kosztów jest kosztem uzyskania przychodu podatkowego. Właściciele firm mogą wydawać pracownikom mile stypendia lub zwracać je za wpływy z gazu. Przy opracowywaniu każdego rodzaju planu zwrotu kosztów, ważne jest, aby zachować staranne zapisy dotyczące podróży służbowych, takich jak paragony i zapisy dotyczące konserwacji, rejestry przebiegu i powiązane opłaty, takie jak koszty dróg płatnych i parkowania.

1.

Stwórz ogólnofirmową politykę określającą, w jaki sposób pracownicy będą rekompensowani za wydatki na przebieg. Weź pod uwagę, czy pracownik prowadzi prywatny pojazd, czy samochód służbowy. Czynnik ten dotyczy nie tylko kosztów gazu, ale także konserwacji i ogólnego zużycia, szczególnie jeśli pracownik korzysta z prywatnego pojazdu do użytku firmowego.

2.

Utwórz zasady dotyczące podróży służbowych. Ogólnie rzecz biorąc, dojazdy do pracy iz pracy nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu dla pracodawców lub pracowników. Jednak podróżowanie poza miasto w celach biznesowych, takich jak konferencje i spotkania, podlega odliczeniu. Ponadto funkcje związane z pracą wykonywane w drodze do iz miejsca prowadzenia działalności również są uznawane za koszty uzyskania przychodów.

3.

Wykorzystaj ulgi podatkowe na swoją korzyść. Jeśli zwracasz pracownikowi za gaz, który wkłada do pojazdu służbowego, zwracaj pracownikowi pieniądze w gotówce, używając kodu księgowania wydatków firmy, który nie jest uwzględniany w wypłacie pracownika. Następnie możesz odebrać płatność jako odliczenie podatkowe. Jeśli zwrócisz pracownika za przebieg umieszczony na pojeździe osobistym używanym do celów służbowych, możesz lepiej obsłużyć pracownika i jego pracownika, korzystając ze standardowego odliczenia za odliczenie od przychodu, które na rok 2011 wynosi 55, 5 centów za milę, począwszy od 1 lipca. 51 centów za mile w przypadku podróży służbowych w ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2011 r. Podejście to zwraca pracownikowi szacunkową cenę gazu i koszty utrzymania w przeliczeniu na milę.

Wskazówki

• Daj pracownikom firmowe karty gazu, aby płacić za gaz zarówno w pojazdach osobowych, jak i firmowych. Pracownik nie musi nigdy płacić żadnych wydatków z kieszeni, a pełna kwota opłat umieszczonych na kartach podlega odliczeniu jako wydatek biznesowy dla pracodawcy.
• Zawsze przechowuj dokładne dane dotyczące przebiegu. Dzienniki powinny wskazywać cele podróży biznesowych, daty i strony uczestniczące w tranzycie.

Ostrzeżenie

• Upewnij się, że pracownicy rozumieją, że jeśli firma zwróci je za przebieg, firma uzyska prawo do odliczenia podatku, a pracownik nie.