Jak korzystać z idealnych modeli PMO do planowania priorytetów projektu

Zarządzanie projektem ma kluczowe znaczenie w każdej branży. W niektórych branżach, takich jak technologie informatyczne, biura zarządzania projektami czy biura obsługi klienta, są one kluczowym działem wielu firm realizujących inicjatywy w zakresie zarządzania projektami. Dwa podstawowe modele PMO reprezentują przeciwne krańce widma dotyczące roli, jaką powinien odgrywać PMO. Dwa modele, które można wykorzystać, to modele nadzoru i wsparcia.

Modele

W modelu nadzoru, PMO nadzoruje proces zarządzania projektem i nadzoruje pracę różnych zespołów zaangażowanych w realizację projektu. W modelu wsparcia PMO służy bardziej głosem doradczym i pomaga zespołom w osiąganiu ich celów, zapewniając w miarę możliwości dodatkowe wsparcie. Niektóre firmy kładą teraz nacisk na połączenie dwóch modeli, ponieważ zdają sobie sprawę z ograniczeń skupienia się na jednej lub drugiej skrajności. Na przykład PMO służący jako wsparcie zarządzania projektami ma niewielką kontrolę nad realizacją projektu i może nie być w stanie odpowiednio kształtować i wpływać na kierunek projektu. Podobnie nadzorczy PMO może wykazywać zbyt dużą kontrolę nad procesem i całkowicie stłumić kreatywność.

Kompromis

Podczas próby planowania priorytetów projektu idealnym rozwiązaniem jest znalezienie punktu pośredniego między dwoma skrajnościami modeli wsparcia i nadzoru. Kierowanie zespołem projektowym przez cały czas może być trudne, dlatego używanie PMO do instruowania lub dyktowania priorytetów i realizacji projektu nie zawsze leży w najlepszym interesie wszystkich zaangażowanych stron. PMO może nie mieć wszystkich dostępnych informacji potrzebnych do podjęcia właściwej decyzji z powodu rozdzielenia pod względem czasu lub odległości. To samo dotyczy zbytniego polegania na modelu wsparcia. Zespoły mogą potrzebować większego kierownictwa i przywództwa, niż mogłyby uzyskać dzięki PMO służącemu jako biuro wsparcia. Zamiast tego, firmy muszą przeprowadzić balans pomiędzy nimi, przesuwając się płynnie z jednego końca spektrum na drugi, jeśli to konieczne.

Ułatwianie

Chodzenie po linie między dwoma skrajnościami powinno doprowadzić do PMO, który służy jako narzędzie ułatwiające zarządzanie projektem. Planowanie priorytetów projektu jest również kwestią równowagi między skrajnościami. PMO może służyć jako kierownik przy określaniu, które projekty są ważniejsze od innych. PMO powinien wskazać swoim zespołom priorytet zadań, które mają być zakończone, ale nadal pozostawiać otwartą możliwość, że sytuacja może dyktować, że inne priorytety przejmą je w miarę rozwoju projektów. Jeśli jednak PMO nalega, aby projekty były realizowane w określonej kolejności, powinien również służyć jako pomocnik lub biuro wsparcia, aby zapewnić, że tak się stanie.

Informacja

Strona internetowa Tech Republic twierdzi, że PMO powinien odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu wiedzą. Zarządzanie wiedzą jest kluczem do planowania priorytetów projektu. PMO może służyć jako skarbnica wiedzy, na której zespoły mogą polegać w celu planowania priorytetów. PMO może zapewnić zespołom wiedzę o tym, jakie metody działają, a które nie. Może mieć także lepsze wyobrażenie o zadaniach, które należy wykonać przed innymi. Zespoły mogą polegać na PMO, aby dyktować, które zadania powinny mieć pierwszeństwo przed innymi, a następnie zapewnić niezbędne wsparcie w celu ich realizacji w oparciu o najlepszą dostępną wiedzę.