Jak pisać, aby komunikować się z pracownikami

Wraz ze wzrostem popularności poczty elektronicznej umiejętności pisania na piśmie uległy zmniejszeniu. Podczas gdy pracownik może dostarczać pracownikowi krótką, nieformalną informację, nadal obowiązują pewne zasady. Bez względu na to, co masz do powiedzenia, jeśli nie piszesz tego wyraźnie i profesjonalnie, Twoja wiadomość może zagubić się w tłumaczeniu. Nauka pisania w celu komunikacji z pracownikami jest ważną umiejętnością do opanowania przez każdego właściciela małej firmy.

1.

Właściwie adresuj pracowników. Upewnij się, że poprawnie wymawiasz ich imię i unikaj używania "drogiej" lub zbyt formalnej Pani, Pani lub Pana. Zazwyczaj samo używanie ich imienia powinno wystarczyć w przypadku większości komunikacji służbowych. Chociaż nie jest to konieczne, pomocne jest również bardzo krótkie wprowadzenie, które życzy pracownikowi dobrego dnia lub robi osobisty komentarz, który wciąż jest profesjonalny. Pomaga to pracownikom czuć się bardziej cenionym.

2.

Dołącz główny punkt wiadomości e-mail w pierwszym akapicie. Przeciętny pracownik jest bombardowany kilkoma informacjami dziennie, co może prowadzić do skąpania pisemnej komunikacji. Musisz znaleźć swój punkt widzenia w pierwszym akapicie wiadomości e-mail, a następnie użyć pozostałej treści, aby jeszcze bardziej wzmocnić to, co masz do powiedzenia.

3.

Niech ważne informacje wyróżniają się. Jeśli projekt jest wymagalny w określonym terminie, należy podać tę datę i umieścić go w obszarze wiadomości e-mail, w którym będzie się wyróżniał. Na przykład, zamiast zakopywania terminu w akapicie, podaj datę w e-mailu. Pomoże to zwrócić uwagę na te informacje. Chociaż można używać pogrubienia lub czcionki, może to prowadzić do nieprofesjonalnie wyglądającej wiadomości e-mail.

4.

Zachowaj równowagę między przyjaznym i profesjonalnym. Podczas gdy pracownicy lubią czuć, że są ważni dla firmy i są dobrze doceniani, bycie zbyt nieformalnym lub osobistym w wiadomości e-mail może osłabić twoją pozycję jako "szefa".

5.

Przypomnij pracownikowi, co musisz zrobić w ostatnim akapicie. Ponownie, wiele osób przegląda pisemne komunikaty. Zwracają uwagę na to, od kogo pochodzi, na początek i na koniec. Powtórz wszelkie niezbędne punkty w ostatnim akapicie.

6.

Użyj odpowiedniej instrukcji końcowej. Jeśli nie podasz "Dziękuję, (Twoje imię) lub podobnego oświadczenia końcowego, twoja wiadomość e-mail może być interpretowana jako nadmiernie szorstka. Pamiętaj, że pracownicy chcą czuć się doceniani i jest to idealne miejsce na dołączenie małej notatki, aby pozwolić im wiesz, że doceniasz ich wysiłki.