Jak napisać umowę o poufności dla firmy

Umowa o poufności lub nieujawnianiu służy do ochrony informacji firmy. Informacja jest często najcenniejszym zasobem, jaki może posiadać firma. Sprawą kluczową dla firmy jest kontrolowanie dostępu do niej i stosowanie umów w celu ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem. Wszystkie rodzaje informacji mogą być poufne, w tym listy klientów i dane prywatne, plany rozwoju produktu i informacje finansowe. Umowa o poufności może pomóc kontrolować rozpowszechnianie tych informacji przez pracowników lub inne strony, takie jak firmy, z którymi firma prowadzi wspólne przedsięwzięcie.

Dlaczego warto korzystać z umowy o poufności?

Porozumienie o poufności może wydawać się papierową tarczą przy ocenie szkód, które mogą wynikać z ujawnienia poufnych informacji przeciwko środkom zaradczym dostępnym w przypadku takiego naruszenia, ale fakt, że porozumienie o zachowaniu poufności istnieje, może znacząco zniechęcić potencjalnego ujawniacza. Zagrożenie prawną oceną może sprawić, że niezadowolony pracownik lub konkurencyjna firma dwa razy pomyśli, zanim upubliczni informacje poufne. Porozumienie o poufności nie uniemożliwi ujawnienia we wszystkich okolicznościach, ale jest bardzo przydatnym narzędziem ograniczającym ryzyko.

Jednostronne lub dwustronne

Porozumienia o poufności mogą być jednostronne lub dwustronne. Jednostronna umowa jest powszechna między pracodawcą a pracownikiem, gdy praca wymaga dostępu do poufnych informacji. Na przykład, gdy pracownicy są zatrudnieni do prowadzenia księgowości, mogą musieć podpisać jednostronną umowę o zachowaniu poufności, ponieważ będą mieli dostęp do informacji finansowych firmy, ale nie będą przekazywać firmie żadnych informacji. We wspólnym przedsięwzięciu lub umowie o partnerstwie dwie firmy mogą podpisać dwustronną umowę o zachowaniu poufności, ponieważ obie będą przekazywać informacje do projektu, a każda z nich musi chronić się przed nieuprawnionym ujawnieniem przez drugą stronę.

Zawartość

Aby porozumienie o zachowaniu poufności było skuteczne, musi zawierać szereg przepisów, a przede wszystkim definicję poufnych informacji. Może to być punkt do negocjacji, ponieważ strona ujawniająca chce uczynić definicję tak szeroką, jak to możliwe, podczas gdy odbiorca chce, aby była ona wysoce specyficzna. Strona, która ma być związana, musi jednoznacznie wyrazić zgodę na związanie się nią, a umowa musi określać warunki odbioru informacji przez odbiorcę. Odbiorca powinien również uznać, że strona ujawniająca pozostaje właścicielem informacji. Umowa powinna również zawierać pewne wyłączenia lub wyjątki, na przykład gdy informacje stają się publicznie dostępne za pośrednictwem strony trzeciej lub nakazu sądowego, a także ograniczenia czasowego lub terminu.

Poufność i niekompetencja

Porozumienia o poufności są często łączone z porozumieniami zakazującymi konkurencji, które ograniczają zdolność strony do angażowania się w działalność podobną do działalności drugiej strony po zakończeniu stosunku umownego. Podczas gdy wiele państw patrzy na te przepisy z niesmakiem, nadal są one w dużej mierze wykonalne w zakresie, w jakim uniemożliwiają pracownikom wykorzystanie poufnych informacji uzyskanych w ich miejscu pracy do wykorzystania w podobnej pracy z konkurentem lub we własnym przedsiębiorstwie. Na przykład, jeśli pracownik miałby wziąć poufną historię klienta i wykorzystać te dane do sprzedaży nowej konkurencyjnej usługi, może to stanowić naruszenie umowy o zachowaniu poufności. Ważne jest, aby upewnić się, że wymagany okres poufności jest rozsądny, na ogół nie dłuższy niż dwa lata.