Jak pisać protokoły z posiedzeń biznesowych zgodnie z prawem

Protokół z posiedzenia biznesowego jest dokumentem prawnym, który należy przechowywać w aktach. Dotyczy to w szczególności korporacji, ale bez względu na to, jak zorganizowana jest Twoja firma, możesz potrzebować minut pracy, aby bronić procesów, wyjaśniać wydatki na Internal Revenue Service lub wspierać roszczenie dotyczące praw autorskich, aby podać kilka przykładów. Przypisuj komuś minutę w uporządkowany i uporządkowany sposób, aby móc przechowywać notatki z posiedzeń dla przyszłych potrzeb.

1.

Napisz lub wpisz nagłówek wskazujący temat spotkania. Możesz na przykład napisać "Spotkanie w celu omówienia strategii nowego produktu". Dołącz datę i godzinę. Wymień miejsce, takie jak "sala konferencyjna na trzecim piętrze" lub "biura adwokata Jamesa Smitha, Esq." Dołącz adres. Podaj nazwiska osób, które są fizycznie obecne, a także tych, którzy uczęszczają elektronicznie przez telekonferencje lub wideokonferencje.

2.

Podaj godzinę, kiedy spotkanie zostanie wezwane do złożenia zamówienia i kto go nazwał. Oznacza to, że spotkanie oficjalnie się rozpoczęło. Chociaż może to wydawać się małym punktem, w rzeczywistości może być istotne w niektórych sytuacjach. Na przykład, jeśli ktoś podjął decyzję, zanim spotkanie zostało wezwane do złożenia zamówienia, firma mogłaby twierdzić, że decyzja nie została usankcjonowana przez kierownictwo, ponieważ nie była częścią oficjalnego spotkania.

3.

Napisz notatkę mówiącą, że kworum zostało spełnione. Niezależnie od tego, czy robisz notatki na posiedzeniu zarządu, czy na spotkaniu departamentalnym, określ, czy wystarczająca liczba uczestników jest obecna, aby spotkanie było oficjalne. Liczba ta pochodzi z regulaminu spółki lub określonych zasad.

4.

Rób notatki na temat wszystkich dyskusji dotyczących przedmiotów biznesowych. Wskaż, o czym była dyskusja, jakie wnioski zostały wyciągnięte, kto był przeciwny i jakie działania zostały wskazane po podjęciu decyzji. Jeśli uczestnicy głosują, zapisz wynik głosowania i wskaż, kto zagłosował za i wobec środka. Jeśli dyskusja doprowadzi do porozumienia, że ​​nie należy podejmować żadnych działań, ale kwestię tę należy omówić na kolejnym posiedzeniu, należy starannie odnotować konsensus.

5.

Napisz "odroczenie spotkania" i podaj czas zakończenia spotkania. Wskaż resztę działalności, która nie została omówiona. Nie nagrywaj rozmów, które mają miejsce po przerwie, ponieważ nie są one oficjalną częścią spotkania.

Wskazówka

• Osoba sporządzająca notatki powinna zawsze poprosić przełożonego o zatwierdzenie protokołu ze spotkania. Oznacza to, że przełożony lub menedżer zapoznał się z dokumentem i uzna go za poprawny.