Jak korzystać z komunikacji w celu utrzymania struktury organizacyjnej w projekcie

Bez względu na charakter projektu biznesowego, właściwa komunikacja ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Wprowadzenie projektu na czas i w ramach budżetu wymaga wkładu i współpracy każdego członka zespołu, a istotne jest, aby każdy członek zespołu utrzymywał jasne linie komunikacji z kierownikiem projektu na wszystkich etapach projektu. Istnieje szereg narzędzi i technik, z których mogą korzystać menedżerowie i liderzy projektów, aby zapewnić, że wszyscy robią postępy w miarę zbliżania się daty zakończenia projektu.

1.

Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu korzystają z tego samego zestawu produktów komunikacyjnych. Wszyscy pracujący nad projektem powinni dzielić się komunikatorem, aby zwiększyć komunikację działu. Użytkownicy powinni również korzystać z tej samej platformy poczty e-mail, ponieważ ułatwi to planowanie spotkań, wysyłanie załączników i udostępnianie notatek.

2.

Zaplanuj stojące cotygodniowe spotkanie na początku projektu i trzymaj się tego harmonogramu spotkań tak mocno, jak to tylko możliwe. Podczas gdy zawsze będą sytuacje awaryjne, które wymuszają zmianę harmonogramu lub nawet odwołanie spotkania dotyczącego statusu projektu, ważne jest, aby spotykać się tak często, jak to możliwe. Regularne spotkania to najlepszy sposób na identyfikację możliwych problemów, które mogą zmusić projekt do opóźnienia.

3.

Skonfiguruj współużytkowany obszar roboczy w Internecie lub w firmowym intranecie i korzystaj z tej witryny, aby udostępniać dokumenty zamiast wysyłać plany projektu i notatki w tę iz powrotem. Skontaktuj się z administratorem sieci, aby skonfigurować dedykowaną witrynę dla twojego projektu.

4.

Zaplanuj spotkania jeden na jeden z kluczowymi członkami zespołu projektowego w miarę zbliżania się ważnych terminów. Poproś członków zespołu, aby przynieśli na spotkanie wszelkie elementy projektu, aby mogli je przejrzeć. Wiele projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ członkowie zespołu uważają, że są na dobrej drodze, podczas gdy faktycznie pracują nad czymś, co wykracza poza zakres rzeczywistego projektu.

5.

Podczas realizacji projektu regularnie kontaktuj się z zespołem zarządzającym. Upewnij się, że zespół zarządzający rozumie zakres projektu i jego postępy. Regularnie aktualizuj projekt i planuj spotkania jeden na jeden z odpowiednimi menedżerami, jeśli projekt jest zagrożony opóźnieniem lub przekroczeniem budżetu.

Rzeczy potrzebne

• Oprogramowanie do planowania projektu
• Współdzielona przestrzeń internetowa lub intranetowa
• Komunikator błyskawiczny