Rodzaje instrumentów kontroli kosztów

Kontrolowanie kosztów ma kluczowe znaczenie dla małej firmy, która generuje zysk brutto, pokrywa koszty ogólne i generuje zysk netto. Biorąc pod uwagę konkurencję ze strony dużych organizacji i często ograniczone możliwości uzyskania przychodu na lokalnym rynku, nie można pozostawić kosztów przypadkowi. Kilka typowych narzędzi kontroli kosztów pomaga małym firmom wydajnie działać.

Budżety

Jednym z najbardziej podstawowych, powszechnych narzędzi kontroli kosztów jest budżet. Budżet to układ Twoich przychodów i sposób alokowania ich do różnych kategorii wydatków biznesowych. Firmy często ustalają budżety rocznie. Omawiając i przeglądając różne kategorie wydatków i zwroty z inwestycji, możesz zmniejszyć ilość nieproduktywnych kosztów, które ponosisz w czasie.

Czeki i salda

Różnorodne kontrole i salda pomagają również kontrolować koszty. Jedną z prostych taktyk, których używa wiele firm, jest podpisanie przez dwie osoby wszystkich czeków na pewną kwotę, na przykład 1000 USD. System ten zmniejsza ryzyko związane z impulsywnymi lub nieetatycznymi wydatkami przez jednego lidera firmy. Zezwolenia wstępne na zwrot kosztów podróży i inne wydatki na personel to kolejne narzędzie wewnętrznych kontroli i sald. Liderzy firmy mogą monitorować wykorzystanie takich funduszy.

Integracja oprogramowania

Zaawansowane oprogramowanie umożliwia firmom integrację procesów księgowych i budżetowych. Niektóre firmy stosują dynamiczny system budżetowania, w którym okresowo oceniają rzeczywiste koszty w stosunku do prognoz. Pozwala to na okresowe korekty. Narzędzia programowe pomagają analizować postęp w kierunku prognoz budżetowych. Wykres może wykazać, że na przykład dział lub kategoria wydatków osiągnął progi krytyczne. Jeśli tak, przywódcy mogą się spotkać, aby sprawdzić możliwości zmniejszenia kosztów lub wycięcia niektórych zadań.

Audyty wewnętrzne i zewnętrzne

Wewnętrzne i zewnętrzne audyty są dodatkowymi środkami kontroli kosztów. Audyt wewnętrzny to dokładny przegląd wykorzystania budżetu w każdym dziale. Audyt wewnętrzny jest przeprowadzany przez kierownika firmy, kierownika finansowego lub specjalisty ds. Kontroli. Aby przeprowadzić audyt zewnętrzny, możesz wynająć zewnętrzną firmę lub konsultanta, aby przejrzeć swoje książki. To narzędzie daje Ci nowy zestaw oczu i kogoś, kto ma wgląd w to, jak Twoje budżety są porównywane z normami branżowymi.