Rodzaje kwartalnych raportów płacowych

Pracodawcy muszą przekazywać okresowe raporty płac do Urzędu Skarbowego i urzędu podatkowego. Chociaż raporty mogą być roczne, kwartalne raporty płac są bardziej powszechne. Ponadto niektóre raporty roczne wymagają, aby pracodawcy składali kwartalne depozyty, wymagając wewnętrznych raportów płacowych, aby upewnić się, że całe zobowiązanie zostanie spłacone do końca roku. IRS reguluje wymagania dotyczące federalnych raportów podatkowych, ale wytyczne dotyczące raportowania różnią się w zależności od stanu.

Mieszkanie

Raporty na temat płac są obliczane na podstawie roku kalendarzowego, nawet jeśli firma rozlicza się z podatku dochodowego w roku podatkowym, który obejmuje inny okres, na przykład od 1 lipca do 30 czerwca. Kwartały płac są od 1 stycznia do 31 marca; Od 1 kwietnia do 30 czerwca; Od 1 lipca do 30 września; oraz od 1 października do 31 grudnia. Termin płatności kwartalnych raportów płacowych to zazwyczaj określona liczba dni po zakończeniu kwartału. Raporty o wynagrodzeniach powinny uwzględniać tylko wynagrodzenie faktycznie płacone pracownikom w ciągu kwartału, nawet jeśli pracodawca zdecyduje się na naliczenie niewypłaconych wynagrodzeń w miesiącu faktycznie przepracowanym.

Federalny zwrot podatku od wynagrodzenia

Większość pracodawców musi składać raport IRS w formacie 941 co kwartał. Ten formularz zawiera informacje o wysokości podatku federalnego, podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatków od ubezpieczeń społecznych, które pracodawca zatrzymał na podstawie czeków pracowniczych, a także o składce podatkowej na ubezpieczenie społeczne i podatki pracodawcy. Ten raport nie zawiera informacji o potrąceniach u pracownika, ale składa się z kwot ryczałtowych dla każdego podatku. Kiedy pracodawcy przygotowują formularze W-2 dla każdego pracownika na koniec roku, sumy dla każdego podatku zgłoszonego na W-2 powinny być równe sumie podanej we wszystkich 941 raportach. Kwartalne raporty 941 są wymagalne nie później niż ostatniego dnia miesiąca następującego po końcu kwartału. Jeśli w ciągu kwartału pracodawcy złożą wszystkie depozyty na czas, termin zostanie przedłużony o 10 dni. IRS ma opcję zezwalania niektórym pracodawcom na składanie rocznych, a nie kwartalnych raportów podatkowych, ale IRS powiadomi pracodawcę, jeśli taka zmiana zostanie wprowadzona.

Federalny podatek od bezrobocia

Federalny podatek dla bezrobotnych jest zgłaszany corocznie, a pracodawcy nie są zobowiązani do składania kwartalnego zwrotu. Jednak IRS wymaga od pracodawców składania depozytów raz na kwartał. Wymaga to od pracodawcy utworzenia wewnętrznego raportu w celu obliczenia depozytu. Niektóre programy używane do przygotowania kontroli płac mogą wygenerować niezbędny raport lub pracodawcy mogą przygotować raport ręczny. Depozyty są wymagalne do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Państwowy podatek od wynagrodzeń

W stanach z podatkiem dochodowym pracodawcy muszą zazwyczaj składać kwartalne listy płac, aby zgłosić kwotę potrącanego podatku dochodowego od pracowników. Termin płatności zależy od stanu. Na przykład Waszyngton wymaga od pracodawców złożenia raportu przed końcem miesiąca następującego po końcu kwartału, podczas gdy stan Maryland wymaga raportu nie później niż do 15 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Pracodawcy muszą skontaktować się z krajową komisją podatkową w celu ustalenia wymagań.

Państwowy podatek od bezrobocia

Oprócz płacenia federalnych podatków od bezrobocia, pracodawcy mogą musieć zapłacić państwowy podatek od bezrobocia. Zazwyczaj pracodawcy ponoszą pełne koszty SUTA, co oznacza ustawę o podatku od bezrobocia. Każde państwo ma inne wymagania dotyczące minimalnej kwoty wynagrodzenia, którą pracodawca musi zapłacić, zanim poniesie odpowiedzialność za SUTA. Zwykle państwa nie pobierają SUTA od wszystkich wypłaconych zarobków. Na przykład państwo może wymagać płatności SUTA za pierwsze 7 000 $ zarobione przez każdego pracownika w ciągu roku kalendarzowego. Raporty kwartalne zazwyczaj wymieniają każdego pracownika, jego numer ubezpieczenia społecznego i kwotę płac zapłaconą w kwartale, które podlegają SUTA, ale dokładne formaty są różne.

Stanowa rekompensata dla pracowników

W niektórych stanach pracownicy mogą nabyć ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych za pośrednictwem prywatnego przewoźnika. W innych stanach, takich jak Oklahoma, pracodawcy mogą się ubezpieczać i przekazywać państwu raporty kwartalne. Ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych opiera się na historii roszczeń pracodawcy i jest procentem listy płac. Różne zawody u tego samego pracodawcy mogą mieć różne stawki dla pracowników. Na przykład firma produkcyjna może mieć niższą stawkę dla personelu biurowego pracującego w biurze frontowym niż dla operatorów tokarek pracujących w fabryce.