Jakie są najlepsze sposoby na oszczędność czasu?

Właściciele małych firm często pełnią wiele funkcji w swoich firmach, w tym pełniący obowiązki dyrektora generalnego, menedżera ds. Marketingu, sprzedawcy i pracownika produkcji. Menedżerowie mogą pracować długie dni i nadal mają wrażenie, że nie mają wystarczająco dużo czasu, aby wszystko załatwić. Zarządzanie czasem to podstawowa umiejętność, która pozwala właścicielom małych firm ustalić priorytety i skoncentrować się na czasie, który dotyczy najbardziej palących problemów.

Podstawy budowania czasu

"Budżet czasowy" opisuje działania mające na celu ustalenie, które zadania są najważniejsze, oraz zapewnienie poświęcenia wystarczającej ilości czasu na te działania. Podobnie jak w przypadku budżetu finansowego, który obejmuje sporządzenie listy dochodów i wydatków w celu kontroli wydatków finansowych, budżet czasu obejmuje wyszczególnienie codziennych działań w celu priorytetyzacji wydatków czasowych.

Siatka zarządzania czasem

Siatka zarządzania czasem to narzędzie, za pomocą którego menedżerowie mogą odpowiednio identyfikować ważne działania i budżet. Siatka zarządzania czasem składa się z czterech list przedstawionych w matrycy "dwa na dwa": listy działań, które są pilne i ważne; działania, które są ważne, ale nie są pilne; rzeczy, które nie są ważne, ale służą jako rozproszenie; i rzeczy, które nie są ani pilne, ani ważne. Problemy, które są zarówno pilne, jak i ważne, należy natychmiast rozwiązać, a działania, które są ważne, ale nie są pilne, można zapisać w harmonogramie, który będzie później pracował. Należy podjąć kroki w celu ograniczenia rozpraszania uwagi, a godziny pracy nie powinny być poświęcone sprawom, które nie są ani ważne, ani pilne.

Dzienny budżet czasu

Jednym z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów zarządzania czasem jest utworzenie dziennego budżetu czasu. Pod koniec dnia lista działań ujawnia, gdzie spędza się czas i jakie czynności zostały zaniedbane. Informacje te można wykorzystać do sporządzenia codziennego terminarza planowania, który lepiej określa priorytety wykorzystania czasu. Na przykład, jeśli dzienny budżet pokazuje, że menedżer spędza 30 minut dziennie na tworzeniu sieci społecznościowych i godzinę dziennie pisze e-maile, może zdać sobie sprawę, że spędza zbyt wiele czasu na rzeczach, które mają niewielką wartość i są w stanie zrobić wspólny wysiłek na rzecz ograniczenia tych działań.

Tygodniowy budżet czasu

Śledzenie czasu śledzenia na cały tydzień może dostarczyć pewnych informacji, których nie można uzyskać w budżecie dziennym. Na przykład menedżer może być bardzo produktywny na początku tygodnia, ale ma zwyczaj poświęcać zbyt dużo czasu na nieproduktywne działania pod koniec tygodnia. Tworzenie tygodniowego harmonogramu może pomóc menedżerom poświęcić odpowiednią ilość czasu na ważne czynności każdego dnia.