Jaki jest najskuteczniejszy sposób przydzielania numeru księgi głównej?

Rachunkowość to system ewidencji dla aktywów, zobowiązań, sprzedaży i kosztów. W księdze głównej zapisane są wszystkie rachunki, a system numerowania leżący u podstaw księgi głównej jest nazywany planem kont. Podczas gdy niektóre małe firmy potrzebują jedynie prostego systemu, najbardziej efektywne księgi główne są tworzone z myślą o rozwoju. Oznacza to, że księga główna powinna pozwolić firmie rozwinąć się w bardziej złożoną strukturę księgową bez zmiany pierwotnego planu kont.

Przypisywanie wymaganych kont

Przed przypisaniem kont ważne jest, aby pamiętać, że kilka kont musi być oddzielonych przez Internal Revenue Service, takich jak rozrywka, reklama i podróże. Możesz również przypisać sprzedawcom oddzielne konto, aby ułatwić śledzenie aktywności na każdym koncie.

Zamówienie konta

Konta bilansowe są zwykle przypisywane płynnością. Na przykład aktywa obrotowe, takie jak zapasy, są wykazywane przed aktywami trwałymi, takimi jak rzeczowe aktywa trwałe. Rachunki przychodów i wydatków są zgodne z pozycjami najbardziej związanymi z działalnością gospodarczą, przypisując dochody i koszt towarów sprzedanych na początku listy, a podatki i koszty odsetek na koniec.

Myśl z wyprzedzeniem

Analiza finansowa opiera się na porównaniach historycznych. Jeśli konta są podzielone na mniejsze konta, proces porównywania może być trudniejszy, gdy firma się rozwija. Na przykład, jeśli zdecydujesz się rozdzielić różne konta wydatków na podróże, jedzenie, rozrywkę i prezenty, trudno będzie śledzić historię konta, chyba że księga główna postępuje zgodnie ze zdefiniowaną wcześniej hierarchią.

Postępuj zgodnie z wcześniej zdefiniowaną hierarchią

Niektóre branże mają predefiniowane standardy dla księgi głównej, podczas gdy inne stosują ogólny plan kont. Im wcześniej możesz grupować konta, tym łatwiej będzie przypisywać konta w miarę rozwoju firmy. Na przykład następujący plan kont to rodzajowe grupowanie:

0 - 999: inne dochody (na przykład dochód z odsetek) 1000 - 1999: rachunki dochodów 2000 - 2999: rachunki odpowiedzialności 3000 - 3999: rachunki kapitałowe 4000 - 4999: rachunki aktywów 5000 - 5999: koszt towarów sprzedanych 6000 - 6999: wydatek konta 7000 - 7999: inne wydatki