Kiedy używać raportu biznesowego do komunikacji zamiast listu biznesowego

Raport biznesowy służy przede wszystkim do przekazywania informacji. Pismo może również przekazywać informacje, ale zazwyczaj podsumowuje informacje. List jest adresowany do konkretnych odbiorców, ale raport może zostać wysłany do osób spoza firmy lub opublikowany. Raporty są często formatowane w sposób zgodny z jednym okresem raportowania, aby można było porównywać informacje. Jeśli obrót pracowników kończy się raportowaniem, ujednolicenie szablonu raportu ułatwia firmie utrzymanie spójności w jej praktykach raportowania.

Długość

Jednym z czynników decydujących o tym, czy użyć raportu biznesowego, czy listu biznesowego, jest długość informacji, które należy podać. List firmowy ma zazwyczaj od jednego do trzech stron. Jeśli przekazujesz informacje, które są dłuższe, łatwiej będzie je przeczytać, jeśli zostanie sformatowany jako raport z przeglądem, nagłówkami i podsumowaniem. Długie raporty powinny zawierać spis treści, aby pomóc czytelnikowi.

Publiczność

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są twoi odbiorcy. Jeśli zebrane informacje zostaną zweryfikowane przez zaledwie kilka osób, włącz je do listu zawierającego osobiste komentarze. Jeśli jednak będziesz gromadził informacje, które będą czytane przez wiele osób lub w przyszłości przez osoby spoza firmy, skorzystaj z raportu biznesowego. Dane finansowe mogą na przykład zostać przejrzane przez udziałowców, księgowych, prawników i agencje rządowe Twojej firmy.

Rodzaj informacji

Dane zebrane w tabelach, listach, arkuszach kalkulacyjnych lub formularzach lepiej pasują do raportu biznesowego niż listu. Podobnie, jeśli umieścisz wykresy lub diagramy, skorzystaj z raportu. Główny projekt badawczy, taki jak studium wykonalności, powinien zostać włączony do raportu, ponieważ zapewnia on format pozwalający na określenie znacznych ilości danych badawczych, statystyk, metod i wyników. Z drugiej strony, list jest przydatny do przekazania krótkiego podsumowania badań. Inne rodzaje informacji, które zazwyczaj są przekazywane w raporcie, obejmują plany strategiczne, raporty sprzedaży, raporty zgodności i plany marketingowe.

Formalność

Użyj raportu biznesowego, a nie listu, czy twój tekst jest formalny. Chociaż możesz swobodnie używać "ja" lub "ty" w liście, raport jest mniej osobisty. Raport jest napisany obiektywnym tonem, przedstawiającym fakty zamiast wyrażania opinii. Jeśli chcesz dołączyć opinię do raportu, napisz to w liście dołączonym do raportu. Jeśli prezentowane materiały wymagają cytowania źródeł zewnętrznych, raport jest również odpowiednim formatem do tego. W zależności od stylu preferowanego przez firmę umieść cytaty w tekście raportu, w przypisach lub na końcu raportu.