System zleceń pracy dla firm usług komputerowych

Zarządzanie oczekiwaniami klientów i śledzenie problemów to kluczowe elementy dobrej obsługi klienta w większości branż usługowych. W branży napraw komputerowych, w której przestoje komputerów biznesowych są kosztowne dla firmy, ma to szczególne znaczenie. Firmy zajmujące się naprawą komputerów korzystają z różnorodnych metod śledzenia napraw komputerów i komunikowania się z klientami. Jeśli są stosowane prawidłowo, te systemy zamówień mogą wykazać się profesjonalizmem i zostać użyte jako narzędzie sprzedaży.

Zlecenia papierowe

Kierownik operacyjny lub główny technik może utworzyć szablon zlecenia pracy papierowej do śledzenia napraw klienta. Jeśli drukujesz pasujące kody kreskowe, które umieścisz w zleceniu pracy i obudowie komputera, będziesz miał metodę sprawdzania, czy pracujesz na odpowiednim komputerze. Są one pomocne, ponieważ technicy mogą szybko pisać notatki dla innych pracowników i aktualizacje dla klientów w trakcie pracy. Mogą być trudne do archiwizacji w celu późniejszego odzyskania, a w przypadku większych obiektów naprawczych do utrzymania.

Oprogramowanie internetowe

Oparte na sieci Web produkty "Software-as-a-Service" pozwalają użytkownikom wysyłać zgłoszenia problemów, sprawdzać status problemu i komunikować się z technikiem bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej. Gdy firma remontowa zarządza całą siecią dla jednej konkretnej firmy, korzysta z tego oprogramowania, ponieważ często ma archiwizację biletów i informacji o klientach, a także sposób drukowania raportów podsumowujących zadania, które pomagają w określeniu zwrotu z inwestycji dla pracowników. Może również posiadać funkcję skanowania sieciowego, która pomaga w inwentaryzacji sprzętu i zarządzaniu konserwacją komputera.

Oprogramowanie sieciowe

Niektóre firmy wykorzystują wewnętrzne oprogramowanie bazodanowe do śledzenia zleceń pracy. Przeciętny programista może ustanowić bazę danych Microsoft Access lub MySQL, która umożliwi mechanikowi lub klientowi zalogowanie się do sieci i zażądanie usługi. Podobnie jak produkty internetowe, te bazy danych pozwolą na wyszukanie klienta, archiwizację i ocenę usług. Bardziej doświadczony programista może utworzyć "front end" lub część oprogramowania widoczną dla klienta, co ułatwia klientowi zrozumienie i wyjaśnienie zawiłości potrzebnej usługi.

Inne uwagi

Łatwość użycia dla klientów i techników jest ważnym czynnikiem, niezależnie od tego, jak śledzisz naprawy. Jeśli któryś z nich będzie miał trudności z wykorzystaniem twojej metody, zrobi to złą robotę. Awaria komunikacji często występuje, gdy naprawa zostanie utracona z powodu złej dokumentacji reklamacji lub utraconych dokumentów. Jeśli technik naprawy może szybko skanować otwarte zlecenia pracy, będzie mniej prawdopodobne, że opuści naprawę. Jeśli menedżer może skanować otwarte zlecenia pracy, może w razie potrzeby zweryfikować pracę i zmienić przydzielonych techników.