Przykład komunikacji nowej zmiany procesu w miejscu pracy

Zmiany procesowe i proceduralne są powszechną częścią reorganizacji i reorganizacji zadań, celów i inicjatyw w miejscu pracy. Istnieje kilka przykładów, jak przekazać nową zmianę procesu w miejscu pracy. W małej firmie nawet niewielkie zmiany proceduralne mogą mieć duży wpływ na wydajność i produktywność. Być może ważniejsze niż faktyczne zmiany proceduralne i procesowe jest możliwość przekazywania zmian wszystkim pracownikom. Poprawne informowanie o zmianach w procesie pomoże utrzymać wszystkich pracowników na tej samej stronie, jednocześnie spełniając nowe cele i inicjatywy firmy.

Określ szczegóły

Określ rzeczywistą zmianę procesu, oczekiwany wpływ zmiany i powód zainicjowania zmiany. Stwórz wizję, która pomoże zainteresować pracowników i zaangażować się w zachodzące zmiany. Na przykład przy wdrażaniu nowego oprogramowania będziesz chciał określić, kiedy nastąpi zmiana i jakie korzyści przynosi nowy program dla firmy, na przykład obniżyć koszty. Podkreśl korzyści uzyskane przez pracowników, takie jak łatwość obsługi, aby zachęcić pracowników do zmiany.

Zidentyfikuj, co wymaga zmian

Rozważ wpływ zmiany i uwzględnij potrzebę uwzględnienia zewnętrznych dostawców i klientów w procesie komunikacji. Pozostawienie kogoś poza procesem komunikacji związanym ze zmianą proceduralną w miejscu pracy może być szkodliwe dla relacji i produktywności. W przypadku wprowadzenia nowego oprogramowania należy powiadomić wszystkich pracowników o zmianie i rozważyć edukację sprzedawców w zakresie wszelkich niezbędnych kroków związanych z korzystaniem z nowego programu na ich korzyść, takich jak śledzenie zamówień lub sprzedaż.

Metoda komunikacji

Wybierz niedrogą, masową komunikację, taką jak e-mail, w przypadku niewielkich zmian w procesie, które wymagają niewielkich wyjaśnień i nie pozostawiają miejsca na zamieszanie. Przekazywanie poważniejszych zmian proceduralnych, takich jak te związane z rozpatrywaniem skarg klientów, w bardziej intymny sposób. Opcje przekazywania istotnych zmian obejmują sesje informacyjne dotyczące hostingu oraz prowadzenie spotkań zespołu lub działu. W przypadku wprowadzenia nowego oprogramowania, powiadomienie o zmianach w departamentach lub pracownikach w małych grupach pozwoli ci dostosować dyskusję, aby wyjaśnić, w jaki sposób przyjęcie nowego oprogramowania wpływa na każdą grupę.

Zająć się wszystkimi problemami

Odpowiadaj na pytania dotyczące zmiany w razie potrzeby i wyjaśnij, że pomoc dla pracowników i wszystkich zainteresowanych stron w przejściu na nowy proces jest priorytetem. Zapewnij szkolenie, gdy jest to konieczne. Na przykład, podejmując próbę przejścia na nowy program, zastanów się nad wyszkoleniem wybranej grupy pracowników, aby pomóc w pracy jako trener lub mentor. Zapewni to pracownikom spersonalizowaną uwagę w przyjaznym środowisku.