Techniki organizacji plików

Istnieje wiele korzyści dla utrzymania zorganizowanego systemu archiwizacji, a w świecie biznesu tego typu umiejętności organizacyjne mogą pomóc w zwiększeniu produktywności i wydajności. Ponieważ systemy zarządzania plikami przybierają różne formy, ważne jest, aby wymyślić techniki, które działają dla Ciebie i służą ich zamierzonemu celowi.

Wiesz, co musisz złożyć

Czas się zorganizować, zacznij od przejrzenia stosu plików na biurku i ustalenia, co należy złożyć. Posortowanie dokumentów pozwoli ci zorientować się, jakie typy technik organizacji należy wprowadzić, w zależności od rodzaju informacji, które musisz przekazać. Twórz podpozycje zgodnie z określonymi kategoriami, takimi jak "pliki klienta", "pliki finansowe" lub "pliki marketingowe". Podczas sortowania dokumentów pamiętaj o pozbyciu się plików, których już nie potrzebujesz, lub ułóż je w archiwach twojej firmy.

Jeśli chcesz organizować pliki elektroniczne, wykonaj tę samą czynność za pomocą dokumentów elektronicznych. Twórz elektroniczne podfoldery i upuść swoje dokumenty do folderu w zależności od rodzaju plików, które są. Przenieś stare i nieaktualne dokumenty do kosza na śmieci komputera.

Kolejność alfabetyczna

Po zakończeniu wszystkich subpap i dowiesz się, co należy złożyć, możesz dowiedzieć się, jak zorganizować dokumenty w sposób, który pozwoli ci łatwo uzyskać dostęp do informacji. Według Texas State Library and Archives Commission, alfabetyczne systemy archiwizacji są jedną z podstawowych i najbardziej preferowanych technik organizacji plików. Dokumentacja alfabetyczna ma związek z porządkowaniem dokumentów zgodnie z literami alfabetu i może być wykonana w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeśli zdecydujesz się na alfabetyczną dokumentację, ustaw foldery plików, które są oznaczone od A do Z i są zapisywane.

Porządek chronologiczny

Do archiwizacji można użyć chronologicznej techniki organizacji, która porządkuje pliki zgodnie z datą lub kolejnością dat. Sieć Przedsiębiorcy (internetowy zasób dla przedsiębiorców) zaleca stosowanie chronologicznej techniki organizacyjnej, ponieważ ułatwia gromadzenie i dostęp do zapisów. Ten typ systemu organizacyjnego może być szczególnie przydatny przy odkładaniu plików ze spotkań. W przypadku plików twardych i elektronicznych twórz foldery podzielone na tygodnie, miesiące, kwartały lub lata - w zależności od potrzeb.

Utrzymanie procesu

Łatwo jest pozwolić tym dokumentom na zwiększanie się i zwiększanie, ale ustalenie procesu zgłoszenia będzie korzystne. Kiedy nowe dokumenty trafią na twoje biurko, spróbuj je złożyć tak szybko, jak możesz. Pozwoli to zaoszczędzić czas na drodze od masowego projektu zgłoszenia. Jeśli nie jesteś w stanie natychmiast oddać dokumentów, umieść je w zasobniku w takiej kolejności, w jakiej zostały ustalone (alfabetycznie lub chronologicznie). To sprawi, że twoje wysiłki archiwizacyjne będą później szybsze.