Jaka jest odpowiedzialność działu HR za poufne pliki pracowników?

Bez względu na to, czy są to akta papierowe, czy elektroniczne zapisy personelu, twój dział zasobów ludzkich ma obowiązek chronić dane osobowe i związane z zatrudnieniem. Poufność ma kluczowe znaczenie dla integralności działu HR i reputacji twojej organizacji. Pracownikom HR powierza się prywatne, poufne informacje na temat organizacji i jej pracowników. Naruszenie zasad poufności powoduje, że pracownicy tracą zaufanie do działu i kwestionują kompetencje działu HR.

Zawartość

Pliki osobowe zawierają poufne informacje na temat pracowników związane z wynagrodzeniem, wynikami pracy, osobistymi kontaktami, historią pracy i dokumentacją kwalifikowalności zatrudnienia, która często zawiera kopię karty Ubezpieczenia Społecznego pracownika, prawa jazdy, paszportu USA lub zezwolenia na pracę. W zależności od rodzaju informacji zawartych w tych plikach konieczne jest, aby dział HR ustanowił kontrolę dostępu i zachował ścisłą poufność danych pracowników.

Informacja medyczna

Ustawa dotycząca przenośności i odpowiedzialności w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego wymaga poufności informacji związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym udzielonym przez pracodawcę. Ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnościami oraz Ustawa o niedyskryminacji w zakresie informacji genetycznych zabraniają ujawniania informacji dotyczących zdrowia pracowników i informacji medycznych. Najlepsze praktyki HR zalecają pracodawcom utworzenie oddzielnego pliku dla poufnych informacji o pracownikach, takich jak wybór ubezpieczenia zdrowotnego, dane dotyczące odszkodowań pracowniczych, zakwaterowanie dla pracowników niepełnosprawnych oraz dokumenty związane z urlopami nieobecności na mocy Ustawy o urlopie rodzinnym i lekarskim. Ponadto dział HR powinien wyznaczyć urzędnika ds. Prywatności, który ma wyłączny dostęp do tych plików. Pliki powinny być bezpiecznie przechowywane w innym miejscu niż zwykłe pliki pracownicze i dostępne dla innych na żądanie przesłane do dyrektora ds. Prywatności działu HR.

Obowiązki personelu

Obowiązek HR zachowania ścisłej poufności dotyczy również dyskusji na temat poszczególnych pracowników, działań związanych z zatrudnieniem i działów HR. Personel działu kadr powinien omawiać kwestie związane z zatrudnieniem w oparciu o potrzebę wiedzy. Nawet dyskusje wydziałowe dotyczące informacji o pracownikach powinny być regulowane; Personel HR powinien powstrzymać się od angażowania się w rozmowy niezwiązane z pracą na temat pracowników w oparciu o informacje w aktach osobowych. Ponadto personel HR musi uważać na ujawnianie poufnych informacji pracownikom spoza działu HR, z którymi mają przyjaźnie.

Pliki śledzące

Kiedy pracownik działu kadr zajmuje się dochodzeniem w miejscu pracy, normalnym sposobem działania jest utworzenie pliku zeznań świadków, kopii badań prawnych, uwag na temat wiarygodności świadków i działań w zakresie zatrudnienia zalecanych przez kierownictwo działu kadr lub radcę prawnego. Chociaż dochodzenie w miejscu pracy może obejmować jednego lub więcej pracowników, nigdy nie należy przechowywać materiałów dochodzeniowych w aktach osobowych pracowników uczestniczących w dochodzeniu. Utrzymanie osobnego folderu plików dla materiałów śledczych ma kluczowe znaczenie. Materiały zawarte w aktach pracownika mogą stać się możliwe do wykrycia, jeśli problem nasili się od nieformalnej skargi do formalnej skargi lub sporu sądowego złożonego w rządowej agencji egzekucyjnej lub sądach. Możliwość znalezienia oznacza, że ​​agencja lub sąd mogą żądać kontroli materiałów, które mogłyby poważnie wpłynąć na obronę prawną pracodawcy.

Pliki departamentów

Wielu pracodawców posiada dwa zestawy akt osobowych dla pracowników, dokumentację dotyczącą zatrudnienia i plik departamentu, zwany również plikiem przełożonego. Opiekunowie i menedżerowie prowadzą pliki działów dla swoich pracowników, które zawierają szczegółowe informacje na temat wyników, obecności i uwag kierownika oraz informacji zwrotnych. Pliki te nie powinny zawierać informacji dotyczących zdrowia ani informacji medycznych i powinny być przechowywane w poufny sposób, na przykład w zablokowanej szufladzie, do której dostęp ma tylko osoba nadzorująca.

Popularne Wiadomości