Format dokumentacji procedur ISO

Niektóre firmy decydują się uzyskać certyfikat Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. Organizacja ustala standardy dla wspólnych globalnych praktyk biznesowych i dąży do poprawy jakości i wydajności. Jednym z wymogów utrzymania certyfikatu ISO jest przestrzeganie określonych formatów dokumentacji, systemu komunikacji wewnętrznej firmy, instrukcji jakości i proceduralnych oraz zapisów. Dokumentacja ISO 9000 dotycząca polityki i procedur firmy stara się standaryzować tego typu inicjatywy wśród małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.

Certyfikat ISO

Każda firma, która chce uzyskać certyfikat ISO, musi wdrożyć system jakości zgodny z normami ISO, zgodnie z ISO.org. Część procesu certyfikacji obejmuje wewnętrzne i niezależne audyty systemu firmy. Organizacje mogą zatrudniać niezależne agencje specjalizujące się w audytach certyfikacyjnych ISO lub zlecać przeprowadzanie audytów przez klientów. Niezależnie od źródła zewnętrznych audytów, normy certyfikacji ISO wymagają, aby firmy przeprowadzały regularne kontrole, aby zapewnić, że system jakości spełni swoją obietnicę.

Cele dotyczące jakości

Certyfikacja ISO wymaga, aby firmy dokumentowały swoje ogólne cele i zasady dotyczące jakości. Cele jakościowe firmy powinny odzwierciedlać gotowość organizacji do spełnienia wymagań usługowych jej klientów. Ogólny cel zwykle oznacza, że firma ma ustalony system jakości, ze standardowymi procedurami operacyjnymi, które zapewniają spełnienie minimalnego poziomu jakości dla produktów i usług. Ta sekcja dokumentacji firmy zazwyczaj składa się z podsumowania, w jaki sposób organizacja reaguje na potencjalne problemy z jakością.

Instrukcja jakości

Firmy, które chcą spełniać standardy certyfikacji ISO, muszą opracować podręcznik jakości. Głównym celem podręcznika jest określenie, w jaki sposób firma będzie spełniać określone progi jakości. W ramach certyfikacji ISO firmy niekoniecznie muszą przestrzegać określonego formatu instrukcji jakości. Instrukcje jakości zazwyczaj muszą zawierać określone sekcje i tematy. Podręczniki powinny określać, jakie polityki i procedury będą kierowane i wdrażane, główne cele polityki i kto będzie odpowiedzialny za zapewnienie, że pracownicy będą się do nich stosować.

Procedury

Normy ISO nakazują, aby organizacje dokumentowały swoje procedury dla określonych rodzajów działalności. Działania wymagające szczegółowych procedur obejmują kontrolę dokumentów i zapisów, audyty wewnętrzne, kontrolę wadliwych produktów, działania naprawcze i działania zapobiegawcze. Normy ISO zapewniają pewną elastyczność w zakresie tego, w jaki sposób różne organizacje mogą dokumentować tego typu polityki. Na przykład mała firma może ustanowić tylko jedną udokumentowaną procedurę kontroli dokumentów i zapisów. Większa organizacja może mieć osobną procedurę dla każdego typu rekordu.

Instrukcje

Oprócz dostarczania dokumentacji dotyczącej procedur, firmy muszą również szczegółowo opisywać, w jaki sposób pracownicy wykonują określone zadania. Na przykład, organizacje produkcyjne będą zazwyczaj miały instrukcje proceduralne dla każdego etapu lub funkcji w procesie montażu. Twórca oprogramowania może udokumentować, w jaki sposób firma testuje swoje programy przed wydaniem na rynek. Deweloper będzie musiał udokumentować każdy etap procesu testowania i jakie środki zastosuje, aby naprawić wszelkie usterki.