Skuteczna komunikacja i opinie

Firmy żyją i umierają na podstawie tego, jak dobrze obieg informacji w organizacji. Informacja zwrotna leży u podstaw skutecznej komunikacji. Otwarta komunikacja z działającymi sprzężeniami zwrotnymi usprawnia rozwój organizacji w ramach jej branży i konkurencji. Od właściciela lub prezesa po pracownika pierwszego kontaktu, ludzie muszą zrozumieć, w jaki sposób ich praca się mierzy, znaleźć sposoby na osobisty rozwój i przyczynić się do zdrowia firm, dla których pracują.

Korzyści

Skuteczna komunikacja między kierownictwem a pracownikami może przynieść korzyści firmie poprzez zmniejszenie rotacji pracowników lub absencji ze względu na sfrustrowanych pracowników lub utratę dochodów od niezadowolonych klientów. Może pomóc pracownikom skupić się na strategii korporacyjnej i zachęcać do innowacji. Informacja zwrotna zapewnia pracownikom konkretne cele, do których można dotrzeć, i wzmacnia produktywne zachowanie, zachęcając ich do szukania sposobów na ulepszenie w oparciu o pracę, do której już są doceniani.

Kluczowe cechy

Zasadniczo efektywna komunikacja pracowników spełnia trzy warunki wstępne. Po pierwsze, daje im to, co powinni wiedzieć o takich rzeczach, jak ogólny przemysł, wiedza o firmie, szczegóły dotyczące produktu lub usługi oraz wymagania dotyczące pracy. Po drugie, pomaga im zrozumieć, czego potrzebują do opanowania - rzeczywiste umiejętności i doświadczenie, których potrzebują, aby wykonywać swoje zadania. W końcu pomaga menedżerom zrozumieć, co pracownicy muszą czuć, aby osiągnąć najlepszy efekt: jak sprawić, by czuli się szanowani lub cenieni jako niezbędni członkowie organizacji.

Poziomy komunikacji

Skuteczna komunikacja zmieni się w zależności od poziomu w organizacji. Ogłaszane w całej firmie ogłoszenia skierowane do wszystkich pracowników muszą być nie tylko zwięzłe, ale bardziej formalne i ostrożne, aby nie przekazywać zbyt wielu informacji personelowi, który ich nie potrzebuje lub może ujawnić konkurentom. Komunikacja w całym departamencie może być również względnie formalna, ale bardziej dogłębna, być może dostarczając szczegółów, których nie można opisać w notatce dla całej firmy; działy komunikujące się ze sobą trzymałyby się podstawowego języka, unikając żargonu wewnątrzdziałowego. Konsultacje na poziomie zespołu byłyby mniej formalne i bardziej iteracyjne, ponieważ menedżerowie i pracownicy mieliby strategię handlową i taktykę, aby zapewnić ciągłość pracy. Następnie jednostki wchodzą w interakcje jeden na jeden; ta intymność wymaga natychmiastowej, dokładnej informacji zwrotnej, aby była skuteczna.

Adaptacja do zmiany

Małe firmy chętniej przyjmują i przyjmują w ciągu dnia roboczego wśród pracowników i na różnych poziomach niż większa firma z wieloma działami. W miarę rozwoju firmy nowi pracownicy muszą uczyć się kultury korporacyjnej, a obecni pracownicy dostosowują się do osobowości i zwyczajów zdobytych w innych zawodach. Nowe zespoły lub działy muszą opanować kanały korporacyjne, aby uzyskać dostęp do ich informacji bez naruszania istoty ich treści. Firmy mogą zminimalizować rosnące problemy, budując i utrzymując niezawodne kanały zwrotne, które pracownicy czują, są łatwe do zdobycia i korzystają z nich, a dzięki temu mogą dotrzeć do osób, do których muszą dotrzeć.

Propozycje

Komunikacja powinna zawierać konkretne informacje, fakty i dane, aby podkreślić obiektywność. Dostarcz dostatecznie dużo szczegółów, aby odbiorca mógł zająć się i skupić uwagę na zachowaniu, które może kontrolować odbiorca. Zaadresuj konkretne działania wymagające zmian jak najbliżej wystąpienia. Skoncentruj się na faktycznych działaniach i obserwowanych wynikach, zamiast zgłębiać, dlaczego coś się wydarzyło. Dziel się informacjami i proponuj alternatywne rozwiązania, zamiast dostarczać żądania lub ultimaty. Wreszcie, poproś odbiorcę, aby podsumował lub powtórzył komentarze i poziom porozumienia lub sporu, aby zapewnić zrozumienie i zakup.