Skuteczny plan komunikacji

Plan komunikacji opisuje, co organizacja chce osiągnąć dzięki wysyłanym informacjom. Wymienia cele, narzędzia służące do komunikacji i zamierzonych odbiorców. Plan opisuje, jakie informacje będą udostępniane i jak będą one dystrybuowane. Plan określa również osoby odpowiedzialne za budowanie i zarządzanie informacjami, kiedy należy je przekazywać i gdzie powinny być przechowywane zapisy.

Zawartość

Komunikacja obejmuje publikacje drukowane, materiały konferencyjne i public relations, dokumenty prawne i treści online. Inne rodzaje komunikacji obejmują ankiety, raporty, przemówienia i inne dokumenty firmowe. Typy komunikacji marketingowej obejmują biuletyny projektu, referencje, prezentacje i inne zabezpieczenia promocyjne. Typowe mechanizmy wykorzystywane do dostarczania wiadomości obejmują plakaty, broszury i strony internetowe. Plan komunikacji zazwyczaj zawiera kalendarz, który wskazuje, kiedy materiały komunikacyjne będą dostępne. Ponadto plan określa metodę pomiaru skuteczności komunikacji.

Cel, powód

Plan komunikacji działa jako proaktywny środek, aby zapewnić, że każdy ma właściwe informacje w odpowiednim czasie. Plan opisuje, kto wytwarza każdy rodzaj komunikacji i jak często jest aktualizowany lub rozpowszechniany. Priorytetyzacja potrzeb komunikacyjnych pomaga organizacji określić, ile czasu należy przeznaczyć na te zadania w ogólnym planowaniu organizacyjnym.

Publiczność

Plan komunikacji określa rodzaje wiadomości i kto powinien je otrzymywać. Jasna identyfikacja odbiorców i ich potrzeb znacznie ułatwia pisanie komunikacji. Na przykład biuletyny skierowane do pracowników powinny zawierać szczegółowe informacje o nadchodzących wydarzeniach, zapewniać uznanie dla wyjątkowej wydajności i zachęcać do wpisywania się w deklaracjach misji i innych punktach dyskusji organizacyjnych.

Dostawa

Prezentacje multimedialne, nagrane wydarzenia szkoleniowe, podcasty i narzędzia technologii mediów społecznościowych, takie jak wiki, blogi i fora, zapewniają uczestnikom dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, kiedy ich potrzebują. W sytuacjach, w których ważna jest sytuacja czasowa, wysyłanie informacji za pośrednictwem głosu, wiadomości tekstowych i wiadomości e-mail powoduje szybkie powiadomienia wszystkich osób, zapewnia podejmowanie najlepszych decyzji oraz informowanie i angażowanie wszystkich osób.

Historia zmian

Dodanie historii zmian do planu komunikacji zapewnia udokumentowanie zmian w strategii komunikacji. Ocena narzędzi i technik wykorzystywanych do komunikacji pozwala organizacji ustalić najlepsze praktyki i ponownie wykorzystać udane strategie przy następnym wysiłku, oszczędzając czas i pieniądze.