Efektywne zarządzanie projektem w organizacji dla małych firm

Efektywne zarządzanie projektem w małej firmie oznacza osiągnięcie celów projektu na czas iw ramach budżetu, pomimo mniejszej ilości zasobów niż duże organizacje. Obejmuje to określenie, które metody zarządzania projektami można zastosować do dalszych celów projektu i które nie dodają wartości w mniej ustrukturyzowanym, małym środowisku biznesowym. Narzędzia, które upraszczają współpracę i zachęcają do udostępniania informacji, są przydatne, natomiast procedury wymagające sztywnych struktur i szczegółowych opisów zadań nie sprawdzają się dobrze w mniejszych organizacjach. Połączenie wysokiej jakości raportowania i elastycznej organizacji jest najbardziej efektywne.

Harmonogram

Projekty mają ograniczone ramy czasowe. Efektywne zarządzanie projektem zapewnia terminową realizację poszczególnych zadań i całego projektu. Oprogramowanie, które generuje ocenę projektu i technikę przeglądu, wykresy PERT i wykresy Gantta pozwala śledzić postęp prac. Struktury podziału pracy w tych programach umożliwiają dzielenie każdej części pracy na oddzielne akcje, które można ocenić pod kątem stopnia zaawansowania, podczas gdy wykresy PERT lub Gantta umożliwiają określenie postępu. Programy są często projektowane tak, aby były w stanie pomieścić nawet największe projekty, ale również ograniczają się do pracy w projektach małych firm.

Koszty

Śledzenie kosztów ma kluczowe znaczenie dla małych projektów biznesowych, ponieważ firma często ma ograniczone zasoby finansowe. Oprogramowanie do planowania może zawierać funkcje kosztowe, ale dla małych firm może być bardziej przejrzyste i skuteczne w śledzeniu kosztów za pomocą tradycyjnego budżetu. Budżet pokazuje główne pozycje kosztów i kolumny dotyczące szacunkowego kosztu, zakupionego kosztu i opłaconych kosztów. Kolumna kosztów zakupu jest sygnałem wczesnego ostrzegania, który pozwala reagować i renegocjować zamówienia zakupu w przypadku dużej rozbieżności. Wraz z postępem projektu i wypełnianiem kolejnych kolumn pasującymi liczbami widać, że projekt jest na dobrej drodze.

Sterownica

Funkcje planowania i śledzenia kosztów pozwalają określić, kiedy projekt jest opóźniony lub przekracza budżet po fakcie. Aby skutecznie zarządzać projektem, potrzebujesz kontroli, które zapobiegają poważnym rozbieżnościom. W przypadku kosztów funkcją kontrolną jest ograniczenie uprawnień do wydatkowania. Jeśli pracownicy są upoważnieni do wydawania zamówień tylko do określonej kwoty, ogranicza to ryzyko przekroczenia kosztów. W przypadku kontrolek planowania możesz użyć kamieni milowych. Najlepsze kamienie milowe to zewnętrzne, takie jak udzielanie pozwoleń i licencjonowanie. Jeśli harmonogram wymaga wydania pozwolenia na budowę w określonym terminie, masz wygenerowany zewnętrznie etap, który, jeśli nie zostanie spełniony, oznacza, że ​​musisz podjąć działania naprawcze, aby naprawić postęp projektu.

Ocena

Kluczową funkcją zarządzania projektami jest uczenie się na podstawie doświadczenia. Nauka jest szczególnie ważna dla małych firm, ponieważ większość tych samych osób wykona tę samą pracę dla przyszłych projektów. Wspólna atmosfera bez przypisywania winy jest ważna dla skutecznej oceny. Każdy członek zespołu musi być w stanie zgłaszać obawy i kierować nimi. Proces musi potwierdzić, że ludzie, którzy wykonują pracę, są najbardziej autorytatywni w jej działaniu. Skuteczna funkcja oceny pod koniec procesu zarządzania projektem wzmacnia spójność zespołu i poprawia morale firmy.