Lista kontrolna plików pracowniczych

Jedną z najważniejszych funkcji działu zasobów ludzkich jest prowadzenie rejestrów, w tym zapisy dotyczące zatrudnienia, świadczeń i plików zarządzania bezpieczeństwem, zapisy dotyczące szkoleń i rozwoju. Akta pracownika zawierają zapis każdej akcji związanej z zatrudnieniem. Pliki pracownicze - często nazywane aktami personalnymi - wymagają dokładnych, precyzyjnych środków, aby zapewnić, że pliki są dokładne, kompletne i aktualne. W wielu organizacjach istnieją dwa rodzaje plików pracowniczych. Dział zasobów ludzkich przechowuje plik dla każdego pracownika. Dział utrzymuje również plik "nadzorcy" lub "działu". Ten plik zazwyczaj zawiera tylko informacje związane z frekwencją, wydajnością i kontaktem w nagłych wypadkach.

Przechowywanie plików pracowników

Plik zasobów ludzkich jest poufny, a dostęp do niego mają tylko niektóre osoby z działu zasobów ludzkich. Krytycznym elementem szkolenia w zakresie zasobów ludzkich jest poufność akt osobowych pracowników i konsekwencje wszelkich przypadków naruszenia poufności. Według amerykańskiej Komisji ds. Równych Szans dla Zatrudnienia akta pracowników muszą być przechowywane przez okres jednego roku od daty wypowiedzenia przez pracownika. Ponadto, zapisy pracowników dotyczące zarobków, podwyżek zasług, awansów i powiązanych działań związanych z zatrudnieniem muszą być przechowywane przez okres do trzech lat, zgodnie z ustawą Fair Labors Standards Act i Age Discrimination in Employment Act. Zawsze sprawdzaj przy pomocy przepisów państwowych dotyczących przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnienia. Na przykład ustawa Texas dotycząca zatrzymania wynosi cztery lata w sprawach dotyczących oszustwa pracowniczego lub naruszenia poufności.

Treść personelu działu kadr

Początkowe dokumenty, które trafiają do akt pracownika, to wniosek o zatrudnienie oraz wszelkie uwagi dotyczące procesu selekcji i rozmowy kwalifikacyjne. Gdy kandydat zaakceptuje ofertę pracy, musi udowodnić, że jest uprawniona do pracy w USA. Zależnie od okoliczności pracownika, dokumentacja ta może zawierać dane identyfikacyjne, takie jak akt urodzenia, karta ubezpieczenia społecznego, prawo jazdy, paszport lub dokumentacja wizy pracowniczej uzyskana od amerykańskie Biuro Obywatelstwa i Imigracji.

Dokumenty dotyczące dochodzenia w tle i podpisane umowy dotyczące ujawnień i poufności firmy znajdują się w dokumentacji zatrudnienia. Podpisane potwierdzenie otrzymania podręcznika jest również częścią pliku pracownika.

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia powinna również zawierać: dokumentację dotyczącą działań dyscyplinarnych, pochwał, ocen wyników, podwyżek wynagrodzeń, premii, obecności, awansów, obniżek, transferów i danych kontaktowych w nagłych wypadkach.

HIPAA Protected Employee Files

Oddzielny plik pracownika powinien być dostępny tylko dla wyznaczonych osób w dziale kadr. Ten oddzielny plik zawiera wszystkie informacje dotyczące badań lekarskich, wyboru ubezpieczenia zdrowotnego, oświadczeń o niepełnosprawności i kwestii związanych z wynagrodzeniem pracowników. Zgodnie z Ustawą HIPAA o Przenoszalności Ubezpieczeń Zdrowotnych (HIPAA) konieczne jest, aby cała dokumentacja medyczna była przechowywana w sekcji korzyści. Zasadniczo jest to kierownik ds. Świadczeń, który jest certyfikowany jako oficer HIPAA odpowiedzialny za te poufne dokumenty.