Przykład protokołów posiedzeń

Minutes na spotkania to nie tylko podsumowanie tego, co zostało powiedziane na zeszłotygodniowym spotkaniu personelu. Protokół może być formalnym dokumentem prawnym reprezentującym oficjalne działanie zarządu spółki lub kierownictwa jednostki rządowej. Ponieważ minuty są oficjalnym zapisem działalności biznesowej i rządowej, opłaca się je skutecznie rozwijać. Jeśli ręcznie piszesz notatki na papierze, może ci pomóc, jeśli masz gotowy formularz, abyś mógł umieścić odpowiednie informacje w odpowiednim miejscu. Możesz również utworzyć formularz komputerowy, jeśli przyniesiesz ze sobą laptopa lub elektroniczny notatnik podczas spotkania.

Informacje o nagłówku

Minuty zawierają nagłówek daty i miejsca spotkania. Nagłówek rejestruje, kto był obecny i który usprawiedliwiał jego nieobecność, i zazwyczaj identyfikuje osobę, która służyła za przewodniczącego i sekretarza nagrania.

Spotkania, które występują jednocześnie w wielu miejscach - na przykład za pośrednictwem wideokonferencji - zazwyczaj rejestrują frekwencję na podstawie lokalizacji.

PRZYKŁAD: "Protokół ze spotkania Zarządu Spółki A-1 4 maja 2017 r. Sala Zarządu, budynek siedziby głównej

Robert Johnson, przewodniczący i Kyle McGregor, sekretarz nagrywania

Obecni: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Materiały wstępne

Protokół zazwyczaj zaczyna się od dokładnego czasu, który przewodniczący wezwał na zwołanie zgromadzenia. W większości posiedzeń pierwsze punkty porządku obrad to wprowadzenie, uwagi od przewodniczącego i zatwierdzenie protokołu z poprzedniego posiedzenia.

Uchwyć główne punkty oferowane podczas przemówień przewodniczącego. Jeżeli członkowie zaproponowali poprawki do protokołu z poprzedniego posiedzenia, dokładnie zapisz zmiany.

PRZYKŁAD: "Pan Johnson zwołał spotkanie, aby zamówić o 14:46 Po nieformalnych wstępach Johnson ogłosił, że jego kot urodziła niedawno sześć kociąt. Na wniosek pani Hawthorne protokół lipcowego posiedzenia został przyjęty jednogłośnie wyjątek, że słowo "ciężarówka" w pkt 15 jest dotknięte i zastąpione słowem "ciągnik siodłowy". "

Zgoda na agendę

Chociaż każde spotkanie ma inną strukturę, formalne spotkania - zwłaszcza dla grup rządowych - zwykle zaczynają się od "planu zgody", który jest niczym więcej jak serią raportów i oświadczeń, które nie wymagają głosowania. Agenda dotycząca zgody często zawiera korespondencję, sprawozdania z komisji i inne materiały informacyjne.

Zapisz najważniejsze punkty dla każdego przedmiotu omawianego podczas agendy przyzwolenia, identyfikując temat rozmowy i wszelkie ważne komentarze oferowane przez członków podczas otwartej dyskusji.

PRZYKŁAD: "Pani Smith odczytała na piśmie list od XYZ Manufacturing Company z dnia 4 listopada." List ten pochwalił profesjonalizm działu transportu w zakresie szybkiej dostawy produktu, a pan Perez w imieniu działu transportu powiedział, że XYZ wykonał świetną robotę dostarczając szczegółowe instrukcje dotyczące trasy. "

Program biznesowy

Agenda biznesowa to miejsce akcji - część spotkania, podczas której członkowie debatują i głosują nad różnymi działaniami.

W przypadku oficjalnych protokołów sekretarz musi przepisać faktyczny wniosek będący przedmiotem głosowania oraz faktyczną liczbę głosów, w tym głosowanie za i przeciw temu pytaniu. Zazwyczaj sekretarz przechwytuje także podsumowanie debaty, w tym główne uwagi każdego z mówców.

Technicznie rzecz biorąc, nie ma czegoś takiego jak głosowanie na "wstrzymanie się od głosu". Wstrzymanie oznacza, że ​​w ogóle nie można głosować. Osoby, które chcą odnotować, że nie są ani za, ani przeciwne sprawie, powinny głosować zamiast "głosić".

PRZYKŁAD: "Johnson otworzył dyskusję na fakturze z ABC Widgets za 21.433, 87 USD." Pani Hatoyama powiedziała, że ​​faktura została zatwierdzona przez komisję finansową w zeszłym tygodniu, Pan Michaels powiedział, że wspiera bieżącą pracę z ABC Widgets, Hatoyama przeniósł się do zatwierdzenia faktury od ABC Widgets, Inc., za 21134.87 USD, pani Sandborn oddelegowała, ruch przeprowadzony 4-2, z Hatoyamą, Sandbornem, Michaelsem i Smithem, a Perez i Clark byli przeciwni. "

Materiały końcowe

Większość minut zazwyczaj kończy się wraz z odroczeniem spotkania. Protokół podpisują oficer przewodniczący i sekretarz nagrywania, chociaż jeśli sekretarz jest członkiem grupy, to sam podpis sekretarza jest często wystarczający.

PRZYKŁAD: "Johnson odroczył spotkanie o 19:14. Następne posiedzenie zaplanowano na 5 sierpnia o godzinie 15.00 w sali zarządu.

Podpisano, Robert Johnson, przewodniczący Kyle McGregor, sekretarz nagrywania "