Przykład Księgi głównej organizacji non-profit

Organizacje non-profit często otrzymują dofinansowanie od indywidualnych darczyńców i innych zewnętrznych form wsparcia. Konieczność jasności i ujawnienia staje się oczywista, gdy pozyskuje się składki. Niezależnie od tego, czy organizacja non-profit poszukuje darczyńców, czy nie, kluczowym elementem zarządzania udanymi przedsięwzięciami związanymi z branżą przychodów i dystrybucji usług lub produktów jest solidny system rachunkowości.

Podstawowe procedury księgowe

Podstawowe równanie księgowe "aktywa są równe pasywom i właścicielom" zmienia się w przypadku organizacji non-profit, ponieważ kapitał własny właścicieli nie ma ogólnego zastosowania. Zatem podstawowym równaniem stają się aktywa, które są równe pasywom i aktywom netto. To równanie, po dokładnym obliczeniu, równoważy. Co więcej, informacje te są prezentowane w bilansie w ramach sprawozdania finansowego lub sprawozdania finansowego organizacji. Aby uzyskać te informacje, organizacja non-profit rejestruje transakcje w ciągu roku przy użyciu podstawowego cyklu księgowego. Podstawowym rekordem używanym w tym cyklu jest Księga Główna.

Księga główna i plan kont

Księgi główne są zapisami wszystkich kont organizacji. W celu ułatwienia rejestrowania i przesyłania istotnych danych wykorzystywany jest plan kont. Zalety takiego wykresu obejmują możliwość dokładniejszego śledzenia i sortowania różnych transakcji, w które zaangażowana jest organizacja w ciągu całego roku. To z kolei pomaga organizacji non-profit w opracowaniu precyzyjnych raportów zarówno do wewnętrznego badania, jak i prezentacji obecnym i potencjalnym ofiarodawcom. Nawet dla małych organizacji non-profit system numerowania, który identyfikuje typy kont na wykresie, przyspiesza wprowadzanie i analizę danych.

Typy kont nonprofit

W wielu organizacjach non-profit otrzymuje się darowizny i fundusze, a wydatki i nagrody są wypłacane. Stwarza to potrzebę różnych typów rachunków w ramach księgi głównej. Na przykład podstawowe rachunki obejmują aktywa, aktywa netto, przychody, wydatki i zobowiązania. Te kategorie mogą zostać podzielone w księdze głównej, aby dostarczyć bardziej szczegółowych informacji.

Prosta Księga Główna

Rachunki aktywów obejmują gotówkę i należności. Zobowiązania obejmują zobowiązania, rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz przychody przyszłych okresów. Mała organizacja non-profit z mniejszą liczbą podkategorii kont może korzystać z prostej księgi głównej, która zawiera nie więcej niż sześć kolumn: pierwsza dla dat transakcji, druga dla opisów transakcji, trzecia i czwarta dla księgowania debetu lub kredytu dla określonych transakcji, oraz piąty i szósty sposób dostosowywania salda debetowego lub kredytowego ogólnego konta.

Rejestrowanie określonych transakcji

Dla łatwiejszego dostępu większe organizacje non-profit mogą potrzebować utrzymania kont pomocniczych w ramach księgi głównej. Zatem podgrupy wydatków mogą obejmować transakcje, takie jak zakup usług pocztowych lub usług drukowania. Czynsze, opłaty za media i opłaty administracyjne są dodatkowymi przykładami tego, co organizacja non-profit może uwzględnić w księdze głównej jako oddzielne konta kosztów dodatkowych.

Po zakupie zapasów zwiększa się rachunek wydatków, a rachunek pieniężny zmniejsza się o tę samą kwotę. Ponieważ księgi główne korzystają z metod księgowania podwójnego zapisu, każda zarejestrowana transakcja obejmuje obciążenie na jedno konto i kredyt dla drugiego.