Przykłady złych praktyk w zakresie obsługi gotówki

Każdy, kto zajmuje się biznesem, musi w pewnym momencie zająć się pieniędzmi. Jako właściciel małej firmy dobrze jest znać dobre i złe praktyki w zakresie obsługi gotówki. W ten sposób Twoi pracownicy nie będą cię kosztować ani przypadkowo okradać, gdy uznają, że mogą sobie z tym poradzić.

Ramy czasowe

Złe procedury obsługi gotówki w wielu firmach często wiążą się z czasem, jaki właściciel firmy lub menedżer trzyma na gotówce lub czekach napisanych przez klientów. Istnieją różne powody, dla których zbyt długie trzymanie się pieniędzy może okazać się problematyczne. Na przykład, twój biznes może zostać okradziony, jeśli złodziej dowie się, że deponujesz pieniądze tylko dwa razy w tygodniu zamiast każdego dnia. Potencjał do utraty pieniędzy w tym okresie również może być powodem do niepokoju. Umożliwienie przeniesienia gotówki z szuflad z jednej zmiany na drugą może powodować problemy z księgowaniem. W każdym razie trzymanie pieniędzy i nie deponowanie go wkrótce po jego otrzymaniu może w dłuższej perspektywie kosztować więcej pieniędzy.

Transakcje

Złe praktyki obsługi gotówki mogą również odbywać się na poziomie poszczególnych transakcji. Kiedy pracownicy obsługują gotówkę, nie powinni mieć możliwości obsługiwania wielu transakcji w tym samym czasie. Zawsze wymagaj, aby pracownicy obsługiwali tylko jedną transakcję, aby nie popełniali błędów. Powinni także być zobowiązani do dokonania poprawnej zmiany, biorąc pieniądze klienta, potwierdzając kwotę i licząc zmianę z powrotem przed umieszczeniem pieniędzy klienta w szufladzie.

Kontrola

Inną złym sposobem obsługi gotówki jest kontrolowanie pieniędzy tylko przez jedną osobę. Proces obsługi gotówki może być skomplikowany, z kilkoma krokami po drodze. Posiadanie jednej osoby odpowiedzialnej za wszystkie te kroki może okazać się mylące, przytłaczające lub ukrywać. Zamiast tego jedna osoba powinna poradzić sobie po jednym lub dwóch krokach. Eliminuje to możliwość niewłaściwego obchodzenia się z pieniędzmi i zapewnia system kontroli i sald, ponieważ pieniądze będą musiały być rozliczane w miarę przechodzenia z jednego zestawu rozdań do następnego.

Dokumentacja

Nieprawidłowe dokumentowanie wszystkich transakcji finansowych również może okazać się problematyczne i spowodować długotrwały koszmar księgowy, jeśli nie będziesz ostrożny. Okresowy przegląd transakcji finansowych, w tym taśm rejestracyjnych i codziennych procedur wypłat, może pomóc w zapewnieniu, że pieniądze są odpowiednio kontrolowane i rejestrowane. Nieudokumentowanie twoich transakcji to przepis na pewną śmierć za utratę ciężko zarobionych pieniędzy.