Przykłady księgowania wydatków

Firmy generują różne raporty finansowe w celu monitorowania wydajności i wartości firmy. Jednym z takich raportów jest rachunek zysków i strat, zwany również rachunkiem zysków i strat. Ten raport rejestruje dochody ze sprzedaży, uzyskanych odsetek oraz innych źródeł i wydatków, takich jak lista płac, czynsz i koszt własny sprzedaży. Co do zasady, sprzedaż w okresie sprawozdawczym jest dopasowywana do wydatków poniesionych na wsparcie sprzedaży.

Przesuwanie kont

Główną metodą rachunkowości jest system podwójnego wjazdu. Ta metoda wymaga co najmniej dwóch numerów kont dla każdego wpisu. Jeżeli firma wystawi czek w momencie zakupu, właściwym offsetem jest rachunek pieniężny. Istnieją jednak pośrednie etapy, przez które rachunki mogą przejść przed faktycznym wystawieniem czeku. Jeżeli towary lub usługi są kupowane na kredyt, kompensata jest zwykle zobowiązana do zapłaty. Jeżeli firma zaciągnie dług podczas jednego okresu obrachunkowego, ale nie otrzyma faktury na czas, aby ją zarejestrować we właściwym okresie, rachunek kompensacyjny zwykle stanowi naliczone wydatki. Jeżeli wydatek obejmuje wiele okresów obrachunkowych, całość lub część kosztów jest kompensowana z wydatkami z góry.

Przykład: Offset kosztów do gotówki

Koszt jest rekompensowany gotówką, jeśli zostanie zapłacony w momencie zakupu. Na przykład, jeśli firma nie ma kredytu u dostawcy, może być zobowiązana do zapłaty, gdy towary zostaną dostarczone lub usługa zostanie wykonana. Jeśli właściciel firmy przejmuje kontrolę w sklepie z artykułami biurowymi i kupuje długopisy, spinacze biurowe i kasety z tonerem, koszt zostanie zarejestrowany jako obciążenie dla materiałów biurowych, a konto gotówkowe będzie stanowić kredyt wyrównawczy.

Przykład: Offset kosztów do zobowiązań

Rachunki nieopłacone natychmiast są zazwyczaj kompensowane z zobowiązaniami. Jeśli firma otrzyma tuzin pudełek z papierem do kopiarki od sprzedawcy, z którym ma warunki kredytowania, prawidłowym wpisem byłby podatek od dostaw biurowych oraz kredyt do rozrachunków z dostawcami. Po wystawieniu czeku pozycja będzie obciążać należności i gotówkę kredytową.

Przykład: Offset wydatków na wydatki przedpłacone

Zasada dopasowania wymaga, aby firmy rejestrowały wydatki w wielu okresach rozliczeniowych jako wydatki przedpłacone. Tylko część za bieżący okres jest rejestrowana jako wydatek. Aby to zilustrować, firma kupuje polisę ubezpieczeniową, która trwa od 1 czerwca jednego roku do 31 maja następnego roku. Koszt polisy wynosi 2400 $ i obejmuje 12 miesięcy. Jeśli firma zapłaci pełną składkę 1 czerwca, wpis spowoduje obciążenie kosztami ubezpieczenia w wysokości 200 USD, kosztem przedpłaty za 2 200 USD oraz gotówką za 2400 USD. W każdym następnym miesiącu wpis zawierałby koszt ubezpieczenia w wysokości 200 USD, a koszt przedpłaty w wysokości 200 USD.

Przykład: przesunięcie wydatków na naliczone wydatki

Zasada dopasowania wymaga również, aby firmy stosujące metodę rachunkowości memoriałowej rejestrowały wydatki w ciągu miesiąca, w którym powstał rachunek, a nie wtedy, gdy są płatne. Przykładowo miesięczny rachunek firmowy za usługi internetowe wynosi 250 USD. Usługodawca przesyła rachunki zbyt późno, aby firma mogła zarejestrować fakturę. Przed zamknięciem okresu obrachunkowego firma obciąża rachunek kosztów własnych, na przykład koszty lub komunikację internetową oraz naliczone wydatki. Chociaż firma może rejestrować fakturę, obciążając naliczone wydatki, a nie Internet lub komunikację, najczęściej stosowaną metodą jest odwrócenie naliczania najpierw poprzez obciążenie naliczonymi wydatkami i uznanie rachunku wydatków. Następnie wprowadza się fakturę, obciążając rachunek kosztów i rachunki kredytowe należne za kwotę faktury.