Funkcje systemu zarządzania informacjami

Wiele firm stosuje jakąś formę systemu zarządzania informacjami lub IMS. Niektóre mniejsze firmy robią to poprzez bazę danych znajdującą się w większości oprogramowania biurowego. Inni kupują zewnętrzne IMS i integrują te systemy z obecnie używanym oprogramowaniem. Rodzaj systemu zarządzania informacją, który firma wybiera, zależy od wartości, jaką system może przynieść firmie.

Zarządzania bazami danych

Główną cechą systemu zarządzania informacją jest jego zdolność do przechowywania danych i łatwego pobierania tych danych przez użytkowników systemu. Typ wybranej bazy danych określa sposób, w jaki system zarządzania informacjami odpowiada na zapytania lub zapytania o informacje. Systemy korzystające z relacyjnej bazy danych przechowują dane w osobnych tabelach zamiast w jednej dużej tabeli. Po zapisaniu danych administratorzy bazy danych łączą odpowiednie tabele danych ze sobą za pomocą kluczy. Klucze te identyfikują związek między danymi w jednej tabeli i danymi w innej tabeli. Relacyjne bazy danych zapewniają szybszą odpowiedź na zapytania i przechowują więcej informacji niż hierarchiczne bazy danych. Hierarchiczne bazy danych zawsze uzyskują dostęp do danych rozpoczynających się u góry bazy danych i poruszają się w dół. Nie analizuje relacji między różnymi informacjami.

Raportowanie

Kolejną najważniejszą cechą systemu zarządzania informacją są raporty. System zarządzania informacją jest tak dobry, jak generowane raporty. Umiejętność tworzenia informacji pomagających w procesie podejmowania decyzji jest kluczową cechą tego rodzaju systemu. Większość IMS udostępnia wiele szablonów raportów, podczas gdy inne oferują również możliwość tworzenia specjalnych raportów dostosowanych do Twoich potrzeb i zapisywania tych raportów jako szablonu dla innych użytkowników.

Otwarty dostęp

System zarządzania informacją, który umożliwia otwarty dostęp do architektury systemu, pozwala firmie łatwiej spełnić wymagania wynikające z zewnętrznych regulacji i wymagań wewnętrznych. Otwarty dostęp oznacza, że ​​firma może łatwiej zintegrować IMS z istniejącymi systemami. Ta zdolność zmniejsza potrzebę wykonywania wewnętrznych zmian usług przez osoby z zewnątrz. Otwarty dostęp zmniejsza również wydatki na konserwację, ponieważ zasoby wewnętrzne mogą zarządzać utrzymaniem systemu.

Integracja

Systemy zarządzania informacją zazwyczaj integrują się z istniejącymi systemami firmy. Jak dobrze te różnorodne systemy integrują często stwarzają wiele wyzwań dla zasobów wewnętrznych i zewnętrznych. Dobry IMS zapewnia łatwość integracji ze starszymi systemami, dzięki czemu firma może utrzymywać inwestycje w sprzęt, które już wyprodukowała.

Skalowalność

Ponieważ nie wszystkie firmy wymagają pełnej oferty niektórych systemów zarządzania informacjami, skalowalność staje się kluczową kwestią przy zakupie. Mniejsze firmy mogą teraz wymagać wersji uproszczonej IMS, ale w ciągu kilku lat wymagają dodatkowych funkcji i większych możliwości zarządzania bazami danych. Kupowanie skalowalnego systemu zapewnia firmie możliwość rozwoju bez utraty początkowej inwestycji.