Cechy systemu płacowego

Ponieważ lista płac jest tak skomplikowana, może trwać wiele godzin poza podstawową działalnością firmy i prowadzić do kosztownych błędów, wielu właścicieli małych firm polega na swoich księgowych, zautomatyzowanych systemach oprogramowania lub zewnętrznych wykonawcach, aby się nimi zająć. Bez względu na to, którą usługę wybierzesz, funkcje mogą i powinny być dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Najbardziej efektywne systemy płacowe oferują korzyści pod względem czasu, kosztów, dokładności i organizacji.

Precyzja

Twój system płac musi być w stanie pomieścić pracowników i ich różne godziny pracy. Po uruchomieniu dobrego systemu będziesz mieć dokładny zapis godzin pracy swoich pracowników. Zautomatyzowany system minimalizuje możliwość popełnienia błędu ludzkiego, ponieważ jedynym faktycznym czynnikiem jest to, czy pracownicy pamiętają o zegarach i wyjściach. Jednak wewnętrzny księgowy lub księgowy może z łatwością wprowadzać poprawki, gdy pracownicy zapominają wyjść na lunch lub kiedy zegar się zepsuje. System płac funkcjonuje jako neutralna strona trzecia, która dokładnie rejestruje godziny pracy, kiedy zlecasz na zewnątrz funkcje płacowe.

Odliczenia

Systemy płac nie tylko rejestrują godziny pracy i płacą. Muszą być skonfigurowane dla bardziej złożonych operacji, takich jak ulgi podatkowe i korzyści. Pomiędzy podatkami państwowymi i federalnymi, Medicare i Social Security, a także wszelkimi planami świadczeń, z których korzysta każdy pracownik, potrzebna jest znaczna ilość obliczeń. Większość systemów płacowych można dostosować do potrzeb podatkowych i zasiłków, a ponadto można je dostosować do konkretnych okoliczności każdego pracownika. Wewnętrzny personel płacowy i zewnętrzni wykonawcy muszą posiadać pełną wiedzę na temat tego, które odliczenia są wymagane przez prawo. Bez względu na to, z jakiego systemu płac korzystasz, jesteś ostatecznie odpowiedzialny za dokładne raportowanie i płacenie podatków od wynagrodzeń.

Ewidencjonowanie

Inną cechą systemu płacowego jest to, że można go używać do przechowywania szczegółowych i dokładnych zapisów. Zapisy te mogą być przechowywane w głównej bazie danych na miejscu, w Internecie lub w zewnętrznym zakładzie dokumentacyjnym. Prowadzenie dokumentacji może pomóc w monitorowaniu trendów, takich jak ilość płaconych nadgodzin i liczba pracowników uczestniczących w planach emerytalnych Twojej firmy. Zapisy zapewniają również zgodność z wszystkimi odpowiednimi przepisami i mogą przygotować Cię do audytu lub innego rodzaju dochodzenia w Twojej firmie podczas konfigurowania systemu do monitorowania tych działań. System płac, który dokładnie przechowuje godziny, ułatwia również przygotowanie podatku na koniec roku.

Usprawnianie

Zautomatyzowany system płac może pomóc wyeliminować ruch dzięki uproszczeniu całego procesu planowania, ewidencji i płatności. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich rekordów, drukować odcinki wypłat, aw niektórych przypadkach mogą składać wnioski o czas wolny za pośrednictwem automatycznego systemu płac. Efektywne systemy płacowe każdego rodzaju mogą być standaryzowane i usprawniane z wyprzedzeniem. Możesz kierować niezależnymi administratorami, zautomatyzowanymi systemami i wewnętrznymi księgowymi, aby przekazywać zarobki bezpośrednio na konta bankowe pracowników, co eliminuje konieczność pisania osobistych czeków. Możesz zautomatyzować systemy, aby ostrzegać, gdy pracownicy otrzymają wynagrodzenie za nadgodziny lub gdy pracownicy przekażą określoną ilość przyznanego czasu wolnego, jaki procent 401 (k) pasujących płatności, które autoryzujesz, i ile możesz wykupić za składki na opiekę zdrowotną.