System archiwizacji dla HR Managera

Kiedy jesteś menedżerem ds. Zasobów ludzkich, posiadanie zorganizowanego i wydajnego systemu archiwizacji nie polega tylko na szybkim znajdowaniu rzeczy, ale jest to dodatkowa korzyść. Utrzymanie i przechowywanie danych krytycznych jest wymagane przez prawo, a Twoja mała firma może być odpowiedzialna, jeśli nie przechowujesz informacji poprawnie.

Organizacja

HR musi przechowywać pliki na każdym członku organizacji. Ponieważ pewne informacje są wymagane do przechowywania oddzielnie - na przykład w dokumentacji personelu nie można podać informacji medycznych - potrzebne są różne pliki dla każdego pracownika. Aby skutecznie zarządzać dużym wolumenem plików, system kart HR powinien być jasno uporządkowany według nazwy i tematu, ze standardowym formatowaniem i wykorzystaniem różnych szaf dla różnych zestawów informacji.

Zachowywanie rekordów

Zapoznaj się z polityką firmy, aby zachować zapisy zgodnie z przepisami obowiązującymi w Twoim stanie. Zdecyduj, gdzie przechowywać pliki. Musisz przechowywać rekordy zatrzy manych pracowników przez określony czas, ale jest mało prawdopodobne, że będziesz regularnie ich używać. Rozważ umieszczenie starych dokumentów pracowniczych w magazynie lub serwisie archiwalnym poza miejscem, aby zaoszczędzić miejsce. Utrzymanie bazy danych zarchiwizowanych rekordów odnoszących się do numeru skrzynki, w której znajdują się rekordy dla łatwego pobierania. Przechowuj dane dotyczące wieku rekordów w każdym polu i grupuj je według roku, tak aby zapisy mogły zostać zniszczone, gdy przekroczą ustawowe wymagania lub zasady niszczenia twojej organizacji. Brak utrzymywania zorganizowanego systemu oznacza niepotrzebne opłaty za przechowywanie dla organizacji.

Stosowność

Menedżerowie HR wiedzą, że oczekują nieoczekiwanego. Niezwykłe sytuacje są tak powszechne w HR, witryna biznesowa HR.BLR.com ma całą sekcję "Dziwne, ale prawdziwe", poświęconą dziwacznym wydarzeniom - takim jak pracownik, który podjął się wezwania ławy przysięgłych, aby uzyskać urlop na wakacje, lub pracownika, który przypadkowo zarejestrował transakcję narkotykową na pocztę głosową HR. Od czasu do czasu mogą pojawić się dziwne sytuacje, ale to nie znaczy, że nie możesz wykorzystać swojej wiedzy z innych nietypowych zdarzeń, aby poradzić sobie z bieżącym problemem. Utrzymuj pliki tematyczne dotyczące poszczególnych tematów, dyskusji i komitetów, aby nie odkrywać ponownie koła, gdy problem powtarza się. Przechowuj pliki w kluczowych kwestiach, które powinny zostać zmienione przy następnym uaktualnianiu podręczników zasad przez organizację. Regularnie sprawdzaj pliki, aby upewnić się, że materiał jest nadal odpowiedni i zgodny z prawem.

Magazyn elektroniczny

Większość działów HR przeniosła się do elektronicznego przechowywania danych w systemie informacji HR. Chroń te informacje, tak jak zapisy papierowe i przechowuj dane w logicznym formacie, aby użytkownicy mogli uzyskać do nich dostęp. Oznaczaj pliki elektroniczne w sposób jasny i spójny z kategoriami odnoszącymi się do plików papierowych, aby łatwo można było znaleźć rekordy i okresowo przeglądać dane, aby stare i niepotrzebne informacje nie spowalniały systemu. Zorganizuj swoje dane elektroniczne, aby móc generować raporty w razie potrzeby.

Bezpieczeństwo

Rejestry kadr mają często charakter poufny i są prawdopodobnie chronione przepisami dotyczącymi poufności. Przechowuj krytyczne informacje w bezpieczny sposób, aby dostęp był ograniczony tylko do tych pracowników, którzy mają pozwolenie na przeglądanie informacji. Skonfiguruj systemy śledzenia, takie jak elektroniczny szlak lub dziennik wyrejestrowania papieru, aby mieć świadomość dostępu pracowników, aktywności lub modyfikacji zapisów.