Jak napisać dokument dotyczący wizji i zakresu

Dokumenty wizji i zakresu określają, co ma na myśli klient lub firma, a także opisują proces pracy niezbędny do osiągnięcia tej wizji. Na przykład, przedsiębiorcy odnoszą korzyści z napisania dokumentu wizji i zakresu w celu zdefiniowania ich pomysłów biznesowych i sporządzenia listy sposobów ich realizacji. Menedżerowie projektu używają takiego dokumentu do określenia oczekiwanego rezultatu projektu oraz do określenia metod i działań niezbędnych do osiągnięcia tego rezultatu.

Wizja kontra zakres

Wizja i zakres to dwie różne rzeczy. Dokument dotyczący wizji i zakresu zaczyna się od sekcji wizji, która określa zadanie. Gdy wizja jest jasna, część dotycząca zakresu zawiera zarys mapy kluczowych etapów projektu i szczegóły działań, które należy wykonać, a także metodologię, która ma zostać zastosowana. Kiedy wyjaśnisz swoją wizję, stworzenie efektywnego i skutecznego planu działania jest znacznie łatwiejsze.

Oświadczenie Vision

Część wizji twojego dokumentu jest często trudna do napisania, ponieważ wizja jest pojęciem, a nie czymś. Wizja to rozwiązanie, które twój klient chce Ci dostarczyć. We własnej firmie Twoja wizja jest tym, czym firma będzie się zajmować w przyszłości. Nie zapisuj celów zamiast wizji. Cele to krótkoterminowe punkty odniesienia. Wizja jest długofalowa i osiąga się ją poprzez uderzanie swoich celów po drodze. Opracuj wizję, pytając, dlaczego klient skontaktował się z Tobą, dlaczego projekt został stworzony lub dlaczego firma istnieje. Następnie odpowiedz, czego chce klient, co projekt ma nadzieję stworzyć lub co robi firma. Dalej opisz wizję, badając, kiedy, gdzie i jak zaangażowane w wizję.

Zakres prac

Zakres prac określa, w jaki sposób osiągniesz wizję lub zadanie. Rozpocznij od wyszczególnienia dostarczonych produktów i wymaganej daty dostawy. Stwórz punkty odniesienia na osi czasu, które oznaczają postęp w kierunku danego zadania lub wizji. Określ obowiązki, które klient lub firma ma w dostarczaniu informacji i obowiązki, które twój zespół projektowy ma w raportowaniu postępów. Należy określić wszelkie specyficzne wymagania, takie jak rodzaj sprzętu lub konkretnych dostawców do wykorzystania. Na koniec przypisz zadania do członków zespołu projektowego.

Styl dokumentu

Użyj nagłówków najwyższego poziomu dla sekcji wizji i sekcji, a następnie użyj nagłówków dodatkowych dla różnych tematów w każdej sekcji. Umieść szczegóły na liście punktorów pod każdym tematem. Użyj wykresów, tabel i linii czasowych, w razie potrzeby, aby wyjaśnić punkty. Dobry dokument wizji i zakresu jest łatwy do zrozumienia, szybki do odczytania i może być używany jako lista kontrolna podczas projektu. Nadaj swojemu dokumentowi profesjonalny wygląd z arkuszem tytułowym, który zawiera tytuł projektu, datę dokumentu, listę osób odpowiedzialnych za projekt i listę osób upoważnionych do otrzymania tego dokumentu. Jeśli jest dłuższy niż kilka stron, dołącz spis treści. Poświęcenie czasu na zaplanowanie dokumentu - szczególnie pod względem definiowania wizji - oraz poświęcenie odpowiedniej uwagi szczegółom tworzy bardziej imponujący i przydatny dokument.