Pięć wspólnych cech wewnętrznego systemu kontroli biznesu

Niefortunną rzeczywistością w życiu biznesowym jest to, że duże i małe firmy muszą poszukiwać oszustwa. Jednym ze sposobów, w jaki możesz to zrobić, jest system kontroli wewnętrznej, który odnosi się do kroków, jakie Twoja firma może podjąć, aby wykryć i powstrzymać nieuczciwe działania kierownictwa i pracowników. Proces rozpoczyna się od oceny czynników ryzyka, przed podjęciem decyzji, jakie kroki można podjąć, aby zmniejszyć ryzyko oszustwa.

Wskazówka

• Wewnętrzny system kontroli chroni przed oszustwami menedżerskimi i pracownikami w firmie i koncentruje się na integralności zarządzania, kompetencjach pracowników, przechowywaniu dokumentacji, dyskretnych obowiązkach i innych zabezpieczeniach systemu.

Komunikacja w uczciwości zarządzania

Moralny charakter menedżerów w Twojej firmie nadaje ogólny ton miejscu pracy, ale potrzebne są określone procedury, aby przekazać oczekiwania dotyczące właściwego sposobu prowadzenia działalności. Integralność zarządzania jest przekazywana pracownikom za pośrednictwem podręczników pracowników i instrukcji proceduralnych. Te same publikacje zapewniają także pracownikom niezbędne szkolenia z zakresu polityki firmy i oczekiwanych zachowań. Jednak egzekwowanie przez kierownictwo polityk dotyczących bezpieczeństwa finansowego i unikania oszustw jest głównym wskaźnikiem zaangażowania organizacji w udany system kontroli wewnętrznej.

Utrzymanie właściwego personelu

Rekrutacja i zatrzymywanie kompetentnego personelu pomaga firmie właściwie rejestrować transakcje księgowe z roku na rok, zapewniając spójność. Na przykład źle wyszkolony księgowy może wprowadzać nieprawidłowe wpisy, które mogą być niewinnymi błędami lub mogą wyglądać na oszustwo. W obu przypadkach należy unikać błędnych wpisów, gdy tylko jest to możliwe.

Zachowanie pracowników zwiększa porównywalność zapisów finansowych z roku na rok. Co więcej, zaufanie audytora do podstawowej dokumentacji księgowej zwiększa się, gdy obserwuje on wiarygodność personelu organizacji. To z kolei zmniejsza ocenę przez biegłego rewidenta ryzyka istotnego zniekształcenia w sprawozdaniach finansowych jednostki.

Podział obowiązków

Właściwa segregacja obowiązków jest kluczowym elementem kontroli wewnętrznej, ponieważ zmniejsza ryzyko błędów i niewłaściwych działań. Skuteczny system oddziela funkcje autorytatywne, księgowe i opiekuńcze. Na przykład jeden pracownik otwiera pocztę przychodzącą, drugi przygotowuje kwity depozytowe za codzienne wpływy, a trzeci deponuje rachunki w banku. Ten rodzaj podziału obowiązków uniemożliwia każdemu pracownikowi sprzeniewierzenie przychodzących funduszy.

Rejestruje konserwację

Prowadzenie odpowiednich zapisów zapewnia, że ​​dokumentacja istnieje dla każdej transakcji biznesowej. Zarządzanie rekordami obejmuje przechowywanie, zabezpieczanie i ostatecznie niszczenie dokumentów materialnych lub elektronicznych. Nadmiarowość systemu jest ważna; Odpowiednie zabezpieczenie odstrasza pracownika lub menedżerów od tworzenia transakcji fantomowych w bazowych zapisach księgowych. Dobry program zarządzania dokumentami zmniejsza koszty operacyjne, zwiększa wydajność i minimalizuje ryzyko sporów sądowych.

Zabezpieczenia fizyczne i niematerialne

Zabezpieczenia uniemożliwiają nieautoryzowanym pracownikom dostęp do wartościowych zasobów firmy. Zabezpieczenia są fizyczne, takie jak zamki na drzwiach lub wartości niematerialne, takie jak hasła oprogramowania komputerowego i są niezbędną cechą systemu kontroli wewnętrznej organizacji. Wielu właścicieli firm instynktownie chroni zapasy, gotówkę i dostawy. Jednak puste kontrole, firmowy papier firmowy i pieczątki z podpisem są przedmiotami, które wymagają zabezpieczenia, ale są powszechnie pomijane.