Pięć kroków do planowania ciągłości działania

Od powodzi po pożary właściciele małych firm kupują ubezpieczenia, aby chronić swoje aktywa: pracowników, sprzęt, materiały i przestrzeń, którą posiadają lub dzierżawią. Jednak żadna ochrona biznesu ani ochrona odpowiedzialności nie mogą powstrzymać katastrofy przed uderzeniem w małą firmę. Planowanie ciągłości działania pomaga przedsiębiorcom w podjęciu decyzji o tym, jak będą prowadzić przedsiębiorstwo, gdy dojdzie do katastrofy i nie są w stanie działać z pełną mocą z powodu uszkodzeń.

Oceń potencjalne ryzyko i koszty

Sporządź listę możliwych zagrożeń, które mogą wpłynąć na Twoją firmę. Niektóre zagrożenia, takie jak pogoda, mogą być oparte na lokalizacji geograficznej, podczas gdy inne zagrożenia, takie jak utracone dane klientów lub pożary, mogą się zdarzyć każdej firmie. Skoncentruj się na wydarzeniach, które powstrzymają Twoją działalność przed obsługą i obsługą klientów. Oszacuj potencjalne koszty każdego ryzyka i wymień, w jaki sposób ryzyko może wpłynąć na sposób prowadzenia firmy. Wymyśl sposób, w jaki Twoja firma może chronić się przed potencjalnymi zagrożeniami.

Opracuj alternatywne sposoby prowadzenia firmy

W oparciu o potencjalne ryzyko, które może ponieść Twoja firma, opracuj alternatywne sposoby radzenia sobie z codziennymi zadaniami biznesowymi w razie niefortunnego zdarzenia. Zastanów się, gdzie pracownicy zgłaszają się do pracy, jeśli nie mogą wejść do firmy i ustal, czy istnieją pracownicy, którzy mają zasoby do pracy z domu lub innego odległego biura. Upewnij się, że plan zawiera plan dostępu do danych klientów i firm, które należy zarchiwizować poza siedzibą. Zaplanuj również sposób rozliczania listy płac.

Stwórz listę niezbędnych kontaktów

Stwórz listę ważnych kontaktów potrzebnych Twojej firmie na wypadek katastrofy. Lista powinna zawierać niezbędnych pracowników, którzy są kluczowymi czynnikami, aby przywrócić firmę do stanu operacyjnego. Dołącz informacje kontaktowe dla lokalnych pracowników reagowania kryzysowego, sprzedawców i dostawców, agentów ubezpieczeniowych, księgowych i innych konsultantów, z których korzysta firma. Przydziel pracownikom zadanie nawiązania kontaktu z tymi kontaktami.

Członek personelu powinien skontaktować się z klientami, aby poinformować ich o tym, co się stało, w jaki sposób wpłynie to na usługi lub produkty, które otrzymają od firmy, kiedy planuje się ponowne otwarcie i jak będzie postępować, aż wszystko wróci do normy. Ostatnią rzeczą, której pragniesz, to klienci, którzy otrzymają dezinformację z mediów lub odwiedzą twoją lokalizację tylko po to, by ją zamknąć.

Zidentyfikuj podstawowe produkty i usługi

Dowiedz się, które produkty i usługi przynoszą najwięcej pieniędzy firmie, ponieważ pracownicy muszą skupić się na tym, jak pracują, aby przywrócić sprawność firmy w najbardziej efektywny sposób. Obejmuje to łączenie zasobów w celu terminowego dostarczania produktów i usług klientom.

Przetestuj plan

Po napisaniu i przejrzeniu planu przez kluczowych pracowników i kierownictwo, rozprowadź plan na cały personel i przetestuj go. Pozwoli to sprawdzić, czy są jakieś pominięte szczegóły, aby odpowiednio wprowadzić zmiany.