Cztery typy danych w arkuszu

Niezależnie od tego, czy pracujesz dla małej operacji typu "mama-i-pop", czy należą do gigantycznej, międzynarodowej firmy, arkusze kalkulacyjne mogą być nieocenionym narzędziem dla Twojej firmy. Wszystkie firmy zarządzają różnymi rodzajami danych, takimi jak listy klientów, zapasy, należności, kontakty marketingowe i wiele więcej. Arkusze kalkulacyjne ułatwiają wprowadzanie informacji do arkusza roboczego (pojedyncza karta lub "strona" pliku arkusza kalkulacyjnego) oraz manipulowanie informacjami w celu prezentacji i analizy. Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów danych (i wiele sposobów ich scharakteryzowania), firma prawdopodobnie opiera się na czterech kluczowych typach informacji do zarządzania danymi.

Dolary, dolary, dolary!

To, co może być bardziej istotne dla firmy, niż śledzenie pieniędzy i wydanych pieniędzy. Arkusze kalkulacyjne są idealnymi narzędziami do przeglądania i analizowania przepływu pieniędzy do iz firmy. Możesz sformatować segment arkusza roboczego - wybierz kolumny, wiersze lub zakres komórek - aby rozpoznać pozycje liczbowe jako reprezentujące pieniądze. Twoje oprogramowanie automatycznie zastosuje formatowanie wybrane dla pozycji pieniężnych, na przykład wstawienie znaku dolara do wpisu i wyświetlenie go z dwoma miejscami dziesiętnymi w celu przedstawienia centów. Istnieje wiele sposobów modyfikacji wyglądu, na przykład wybierając jednostkę walutową inną niż dolar amerykański lub eliminując wpisy w centach, co jest przydatne przy dużych kwotach dolara.

Zarządzanie liczbami

Przedsiębiorcy śledzą ogromną ilość danych liczbowych oprócz pieniędzy. Niektóre z nich to proste rachunki, takie jak liczba pojazdów w flocie firmy lub liczba kontaktów z klientami przez telefon. Inne liczby są bardziej reprezentacyjne, takie jak numery telefonów klientów lub numery ubezpieczenia społecznego pracowników. Niektóre firmy mają potrzebę utrzymywania list nawet bardziej wyspecjalizowanych danych liczbowych, takich jak pola szerokości i długości geograficznej lub numery okręgów kongresowych.

Twój arkusz kalkulacyjny oferuje również wiele opcji formatowania dla tego rodzaju numerów. Liczby można wyświetlać z przecinkami lub bez, lub ze standardowym stylem z kreskami i nawiasami, stosownie do potrzeb. Możesz chcieć, aby twoje numery telefonów pojawiały się z numerem kierunkowym w nawiasach, na przykład lub numerami ubezpieczenia społecznego, aby zawierały kreski w odpowiednich miejscach.

Tekst jako typ danych

Nazwy klientów, opisy produktów, miasta, kraje, adresy e-mail - wszystko to i wiele więcej - są rutynowo wprowadzane do arkuszy kalkulacyjnych w formacie tekstowym. Tekst jest niewątpliwie formą danych. Na przykład Twój arkusz kalkulacyjny może prawie natychmiast alfabetyzować długą listę nazw, ponieważ rozpoznaje wpisy tekstowe jako dane i może nimi odpowiednio manipulować.

Uważnie przeanalizuj pola wprowadzania tekstu. Na przykład możesz wpisać imię klienta w oddzielnym polu od nazwisk. Ułatwia to alfabetyczne sortowanie listy według imienia lub nazwiska. Podobnie wpisanie pełnego adresu w pojedynczej komórce może nie być tak użyteczne, jak podzielenie adresu na oddzielne pola, takie jak miasto, województwo i kod pocztowy, aby umożliwić szybkie sortowanie tych parametrów.

Wskazówka

• Daty można zapisywać w formacie tekstowym lub w znormalizowanym formacie liczbowym. Jeśli identyfikujesz pole danych lub zakres komórek w arkuszu jako wpis daty, Twój arkusz kalkulacyjny może łatwo konwertować tam iz powrotem między reprezentacjami numerycznymi i tekstowymi.

Arkusze kalkulacyjne

Choć nie dane, to umiejętność wprowadzania formuł jest niezbędną cechą zarządzania danymi w arkuszach kalkulacyjnych. Wyobraź sobie, że jesteś proszony o dokonanie przeglądu sprzedaży z ostatnich pięciu lat dla każdego z ponad tysiąca produktów, aby zobaczyć, gdzie rośnie sprzedaż i gdzie spadają. Ręczne wykonanie tego zadania zajęłoby wiele dni, jeśli nie tygodni, i wymagałoby niewiarygodnego nudy. Ale dzięki dobrze opracowanej formule lub dwóm arkusz kalkulacyjny może zarządzać zadaniem w kilka sekund.