Ogólne zasady i procedury firmy

Czy możesz sobie wyobrazić swój biznes jako płynną organizację? Twoi pracownicy muszą dostosować swoje działania do różnych sytuacji, przestrzegając ogólnych zasad, które stworzyłeś w miejscu pracy. Posiadanie podręcznika zasad i procedur, do którego pracownicy mogą się odwoływać w formie drukowanej lub online, pomoże pracownikom podejmować rutynowe i zarządcze decyzje bez konsultacji z tobą, chyba że najpierw chcesz się z nimi skonsultować.

Jawna komunikacja i spójność

Twoje podwójne podstawowe cele w opracowywaniu polityki i procedur firmy wyznaczają jasne oczekiwania i uzyskują spójne wyniki od twojego personelu. Polityka powinna dawać pracownikom szerokie informacje na temat twojego stanowiska w sprawie jednego lub więcej aspektów organizacji. Korzystasz z procedur, aby wyjaśnić szczegóły zasad, np. Jak pracownicy powinni wdrażać politykę poprzez działania lub decyzje. Możesz podać kilka szczegółów dotyczących różnych sytuacji, w których może obowiązywać zasada.

Definiowanie procesów

Wyjaśnij pracę, którą ludzie wykonują w Twojej firmie w konkretny sposób, nawet korzystając z list, diagramów i wykresów, aby ulepszyć opis procesów roboczych. Jeśli zamierzasz używać procedur do definiowania procesu pracy, ważne jest, aby był konkretny. Opisz etapy procesu posługując się prostym językiem i podaj przykłady, jeśli to konieczne. Jeśli twój personel ma szeroki zakres umiejętności czytania, twoje zasady i procedury powinny być napisane dla przeciętnego czytelnika. Pomaga myśleć o niektórych zadaniach jako należących do większego systemu. W gospodarstwie mleczarskim istnieją trzy rodzaje systemów: system do zbierania mleka, system żywienia krów i system gospodarki odpadami, zgodnie z Penn State University Cooperative Extension.

Obejmujące główne operacje

Właściciele firm mogą zdecydować się na sporządzenie listy obszarów operacyjnych, które wymagają pisemnych zasad i procedur. Niektóre z nich są wymagane przez prawo, takie jak procedury BHP wymagane przez amerykańską Administrację Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Podręcznik powinien zawierać szczegółowe zasady dotyczące działań w zakresie zasobów ludzkich. Pracownicy powinni mieć możliwość łatwego znalezienia informacji w podręczniku. Pomóż im, dołączając spis treści i indeks. Należy również rozważyć dodawanie ilustracji, pomocy w pracy, referencji i innych zasobów informacyjnych, nawet jeśli konieczne jest utworzenie załącznika do instrukcji.

Znalezienie równowagi

Niektórzy właściciele firm bardziej skłaniają się ku mikrozarządzaniu niż innym. Jeśli masz taką tendencję, możesz rozwinąć zbyt wiele zasad i procedur. Pracownicy mogą mieć trudności z czytaniem podręcznika o zbyt dużej zawartości. Chcesz uwzględnić tylko to, co pracownicy muszą wiedzieć. Przedsiębiorca i autorka Margaret Heffernan napisali w jej kolumnie, że jedno miejsce, w którym pracowała, "zasady zamawiania artykułów papierniczych, korzystania z jadalni, sprzątania lodówki i recyklingu puszek po napojach". Tego typu procedury nie należą do podręcznika operacyjnego firmy. Możesz skorzystać z pomocy zaufanych pracowników, aby pomóc ci pozbyć się zasad, które nie pasują do instrukcji.