Przewodnik po skutecznych spotkaniach

Doświadczeni profesjonalni profesjonaliści obawiają się "śmierci przez spotkanie" - tej niekończącej się pętli spotkań, która prowadzi do niejasnego ukierunkowania i jeszcze więcej spotkań. Niezależnie od tego, czy otoczenie jest pomieszczeniem z wyżywieniem o dużej mocy, czy też domem pracy przedsiębiorcy, spotkania zakończą się sukcesem lub zawiodą, zgodnie z tym, co każdy uczestnik zrozumie po spodziewanym zakończeniu rozmowy. Doświadczeni facylitatorzy używają kilku strategii, aby jak najlepiej wykorzystać każde spotkanie.

Spotkać się, czy nie spotkać?

Ustal, czy spotkanie naprawdę musi zostać wywołane. Jeśli wystarczy połączenie telefoniczne lub wiadomość e-mail lub jeśli przesłanie dokumentu do kilku osób w celu uzyskania opinii spotka się z koniecznością, zastanów się dwa razy, czy spotkanie jest najbardziej produktywnym wykorzystaniem czasu wszystkich osób. Zdaniem eksperta ds. Komunikacji, Toma Krattenmakera: "Rozwiązanie nieproduktywnego spotkania może być tak proste, jak gdyby go nie było ... Jeśli chodzi o dzielenie się informacjami - co zbyt często zdarza się w organizacjach nękanych przez złe spotkania - e-maile, notatki i nieformalne rozmowy prawdopodobnie będą działać lepiej. "

Zaplanuj spotkanie

Spotkania muszą mieć jasno wyartykułowany zestaw celów i odpowiednich ludzi przy stole. Facylitatorzy powinni przypisać kluczowe role (przewodniczący, moderator dyskusji, uczestnik-minutnik) i zapewnić, że porządek obrad jest przekazywany uczestnikom z wystarczającą ilością czasu na przygotowanie uczestników. Sam program powinien być ograniczony czasowo, z wyraźnym działaniem lub wynikiem związanym z każdym przedmiotem.

Upewnij się, że lista uczestników jest odpowiednia dla porządku obrad i upewnij się, że każdy, kto ma zaplanować prezentację tematu, rozumie, czego się od niej oczekuje, zanim rozpocznie się spotkanie.

Bądź na czas

Rozpocznij spotkania na czas, a postępuj z ograniczonymi czasowo punktami porządku tak ściśle, jak to możliwe, w podanym czasie. Zawsze kończy się w zaplanowanym czasie lub przed; jeżeli istnieją punkty porządku obrad, odłóż je na kolejne spotkanie. Konsultant ds. Przywództwa Carter McNamara mówi: "Zawsze zaczynaj na czas, to szanuje tych, którzy pojawili się na czas i przypomina późnym klientom, że harmonogram jest poważny."

Bądź wrażliwy na kulturę spotkań firmy: jeśli ludzie są zwykle planowani na spotkania z innymi partnerami, zakończ spotkanie 10 minut wcześniej, aby umożliwić przerwy w podróży i toalety.

Zachęcaj do skupienia się na grupie

Udostępnij wszystkim uczestnikom zestaw zasad podstawowych zasad spotkań, aby wszyscy wiedzieli, jakie zachowania muszą wykazać. McNamara mówi, że "czterema potężnymi regułami naziemnymi są: uczestnictwo, skupienie, utrzymanie tempa i osiągnięcie zamknięcia". Ustal oczekiwania dotyczące terminowości i, w razie potrzeby, wyjaśnij standardy dotyczące używania laptopów lub innych urządzeń elektronicznych podczas spotkania.

Wyjaśnij kolejne kroki

Przed odroczeniem spotkania przejrzyj najważniejsze decyzje, które zostały wykonane i wszystkie zadania, które zostały wyznaczone, i upewnij się, że zostały one udokumentowane w protokole z posiedzeń. Daj grupie kilka minut na przedyskutowanie kolejnych kroków - czy konieczne są dodatkowe spotkania, czy też inne kroki lub działania muszą być wykonane jako część większego projektu lub procesu.