Wytyczne w zakresie wystawiania potwierdzeń sprzedaży

Klienci zazwyczaj oczekują paragonu za każdym razem, gdy kupują produkty lub usługi, ponieważ pokwitowanie weryfikuje, czy doszło do transakcji i dokładnie określa, co zostało kupione. Przychody ze sprzedaży są przydatne z punktu widzenia handlowca, ponieważ pozwalają na śledzenie zapasów i przychodów. Podążanie za podstawowymi wskazówkami przy wystawianiu paragonu sprzedaży zapewnia zaspokojenie potrzeb zarówno kupca, jak i klienta.

Zawartość

Zgodnie z prawem, elektroniczne paragony wydawane przez sprzedawców muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi w obszarze, w którym sprzedawca wystawia paragon, co w większości przypadków dotyczy przepisów Federalnej Korporacji Ubezpieczeń Depozytów. W większości jurysdykcji oznacza to, że sprzedawcy muszą wskazać użytą kartę lub bank, datę transakcji i numer autoryzacji. Pokwitowanie powinno również zawierać nazwisko lub inicjały kasjera, a także numer identyfikacyjny oddziału i sklepu. Powinien mieć miejsce zarówno na podpis kupca i klienta, opis sprzedanych przedmiotów, opis rodzaju transakcji, rodzaj kopii - klienta lub sprzedawcy - oraz zawiadomienie o zachowaniu paragonu. Powinna również pojawić się kwota za każdą pozycję wraz z sumą i wysokością wszelkich upustów lub podatków. Jeśli kupujący użył waluty innej niż waluta sprzedawcy, pokwitowanie powinno pokazać konwersję.

Liczba wejść

Mimo że paragon może zawierać dziesiątki pojedynczych przedmiotów dla transakcji, sprzedawcy powinni liczyć każde potwierdzenie tylko raz. Jeśli sprzedawcy liczą paragony więcej niż jeden raz, klienci mogą być wielokrotnie obciążani, prowadząc do sporów dotyczących rozliczeń. Zwłaszcza małe firmy muszą być agresywne, licząc każdy odbiór jako pojedynczy wpis, ponieważ są one mniej podatne finansowo na rozwiązanie tych konfliktów. Jeśli przypadkowo wydrukujesz kilka paragonów, anuluj dodatki.

Depozyty

Bank przetwarzający dla handlowca używa dowodów sprzedaży, aby zweryfikować każdą transakcję i upoważnić do przekazania prawidłowej kwoty od klienta do akceptanta. Oznacza to, że sprzedawcy otrzymują zapłatę, gdy bank przetwarza pokwitowania, a nie w momencie, gdy klient przechodzi przez fizyczny lub internetowy checkout. Po części dlatego, że klient może odjąć kwotę sprzedaży od swojego konta. Z tego powodu korzyść kupca polega na tym, aby wystawić dowód sprzedaży tak szybko, jak to możliwe, najlepiej w momencie transakcji, i zabrać go do banku przetwórczego tego samego dnia. Musisz podać pokwitowanie w momencie transakcji, jeśli transakcja jest elektroniczna, zgodnie z kodem FDIC.

Inne wpływy

Bardzo małe firmy i osoby, które sprzedają sporadyczne przedmioty, mogą używać notatek zamiast dowodu sprzedaży, aby pokazać, że doszło do transakcji. Te przedmioty służą temu samemu celowi, ale notatka jest bardziej jak litera. Powinien zawierać te same elementy, co karta sprzedaży. Często, jeśli sprzedawca zdecyduje się na notatkę, ma szablony, które pozwalają mu szybko wypełnić niezbędne dane i wydrukować notatkę dla klienta.