Jak są powiązane z W-9 i 1099?

Właściciele małych firm zwykle dokonują lub otrzymują płatności, które muszą być zgłaszane do Internal Revenue Service. Wiele z tych płatności jest zgłaszanych za pomocą formularza 1099-MISC. Aby wypełnić ten formularz, płatnik musi znać numer identyfikacyjny podatnika odbiorcy, który można uzyskać za pomocą formularza W-9.

1099-MISC

"MISC" w 1099-MISC oznacza różne dochody. Ten formularz służy do zgłaszania wszelkiego rodzaju płatności przez firmę, w tym czynszów, honorariów autorskich, płatności za usługi, odszkodowań dla osób niepracujących, płatności medycznych, nagród i dochodów z łodzi rybackich. Ogólnie rzecz biorąc, firma musi wystawić 1099-MISC, gdy jej płatności na rzecz osoby lub organizacji przekraczają 600 USD rocznie lub 10 USD w przypadku należności licencyjnych i kilku innych rzeczy. Płatności dla zewnętrznych pracowników i pracowników kontraktowych są często zgłaszane przy użyciu 1099-MISC, więc osoba z małego przedsiębiorstwa może zarówno wysyłać, jak i odbierać ten formularz.

Wymagania dotyczące zgłoszenia

Kiedy wymagany jest 1099-MISC, firma, która dokonała płatności, musi złożyć kopię formularza w IRS i wysłać kopię do odbiorcy płatności. Formularz wymaga od płatnika informacji na temat rodzaju i kwoty płatności, nazwy i adresu płatnika, nazwy i adresu odbiorcy oraz federalnego numeru identyfikacji podatkowej zarówno płatnika, jak i odbiorcy. To ostatnie wymaganie wprowadza formę IRS W-9 do równania.

Formularz W-9

Formularz W-9 jest w istocie formalnym wnioskiem do osoby lub organizacji o podanie numeru identyfikacyjnego podatnika - numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracodawcy. Jest to formularz do użytku między stronami; nie jest złożony w IRS. Wysyłasz puste W-9 do odbiorcy płatności, a odbiorca wypełnia je i odsyła do Ciebie. Lub płatnik może wysłać do ciebie jeden, a ty go zwrócić. Zaletą posługiwania się formularzem, a nie zwykłym pytaniem o numer, jest to, że świadomie składając W-9 z nieprawidłowymi informacjami jest uważany za krzywoprzysięstwo. Jeśli fałszywe informacje zostaną przekazane do urzędu skarbowego z tego powodu, W-9, osoba, która go wypełniła, może być ścigana.

Zapłacenie podatku u źródła

Jeżeli odbiorca płatności odmówi podania numeru identyfikacyjnego podatnika wypełniając formularz W-9, ten odbiorca nadal może otrzymać zapłatę i otrzymać 1099-MISC. Jednakże płatnik musi zatrzymać 28 procent pieniędzy na podatki federalne. Jest to znane jako "wstrzymanie tworzenia kopii zapasowych". Płatności w systemie 1099-MISC są dochodem podlegającym opodatkowaniu, a wstrzymanie płatności za pobraniem zapewnia, że ​​podatki są płacone, nawet jeśli IRS nie może ustalić, kto dokładnie je zawdzięcza, ponieważ do płatności nie dołączono numeru identyfikacyjnego. Kwota potrącona zostanie wyświetlona w polu 4 1099-MISC. W-9 zawiera oświadczenie, że osoba fizyczna lub organizacja wypełniająca formularz jest zwolniona z potrąceń z zaliczek. Wypełnij W-9 i nie ma wstrzymania.