E-mail Szacunek w miejscu pracy

Email jest wszechobecną formą dwukierunkowej komunikacji w codziennym życiu wielu ludzi - w domu i w miejscu pracy. Jednak niektórzy pracownicy mogą nie być w stanie właściwie oddzielić swobodnego osobistego stylu życia od pełnego szacunku środowiska zawodowego. Nikita Garia sugeruje w artykule dotyczącym sekcji "Indie w czasie rzeczywistym" na stronie "The Wall Street Journal", w której adres e-mailowy jest ważny nie tylko w najbliższym otoczeniu biurowym, ale także w przypadku komunikowania się z innymi podmiotami związanymi z biznesem poza miejsce pracy - i na całym świecie.

Uspokajający

Podczas tworzenia wiadomości e-mailowej lub odpowiadania na nią ciągle znajdujesz się w trybie kompozycji. Staraj się zawsze używać dobrych umiejętności pisania, w tym gramatyki, ortografii i struktury zdań. Używaj profesjonalnego języka, nawet w wyluzowanych ustawieniach pracy, chyba że cała organizacja znajduje się na tej samej stronie. Chociaż przesłanie wysyłane pracownikom w miejscu pracy jest alternatywnym środkiem komunikacji, a nie publikacją literacką, kształtuj swoje wiadomości jak esej lub komunikat prasowy - wprowadzenie, treść i konkluzje - jeśli ma kilka zdań .

Wysyłanie

Wyobraź sobie, jak nowa wiadomość e-mail pojawi się na ekranie komputera dla odbiorcy. Skrzynka odbiorcza dla klienta poczty e-mail lub programu wyświetla tylko fragmenty informacji o charakterze wiadomości - temat, nadawca i data / czas. Dodaj temat w e-mailu, aby uzyskać od kuriera, dzięki czemu odbiorca może szybko zorientować się, o co chodzi w wiadomości e-mail. Ponadto weź pełną własność i zmaksymalizuj funkcje personalizacji dla swojego konta e-mail. Na przykład przejdź do ustawień poczty e-mail i wypełnij swoje imię i nazwisko, a także pozycję i dział. Utwórz podpis, który zawiera te same informacje, ale także podaje adres, telefon i faks, jeśli dotyczy. Dzięki uprzejmości nadawcy można zidentyfikować, kim jesteś, a także skrócić czas potrzebny na wyszukanie dodatkowych informacji.

Odbieranie

Czytaj nowe i przychodzące wiadomości e-mail tak szybko, jak to możliwe, na wypadek, gdyby nadawca wymagał szybkiej odpowiedzi lub sytuacji awaryjnej. W wielu programach pocztowych nadawcy mogą zawierać wykrzyknik "!" znak, aby wskazać wysokie znaczenie. Włącz także funkcje powiadomień o odbiorze w programie pocztowym, z szacunku dla osób w miejscu pracy, które potrzebują dokumentacji, która dotarła do skrzynki odbiorczej i przeczytałeś wiadomość. Nawiasem mówiąc, aktywacja funkcji automatycznego powiadamiania oszczędza czas od konieczności odpowiadania na paranoiczne wiadomości e-mail w następujący sposób: "Czy otrzymałeś mój e-mail?"

Odpowiadanie

Odpowiadaj na wiadomości e-mail tak szybko, jak to tylko możliwe z ludzkiego punktu widzenia i na czas. Po otrzymaniu połączenia telefonicznego zarówno Ty jak i rozmówca możecie policzyć liczbę dzwonków. Podobnie, nadawcy wiadomości e-mail mogą używać znaczników czasu do zliczania liczby minut potrzebnych na odczyt i odpowiedź na wiadomość e-mail. Z uprzejmości skomponuj i wyślij pełną odpowiedź tak szybko, jak to możliwe. Ewentualnie wyślij krótką wiadomość osobiście stwierdzającą, że otrzymałeś wiadomość i kiedy spodziewasz się przesłać pełną odpowiedź. Twoi współpracownicy docenią fakt, że masz przynajmniej wiadomość e-mail i jej zawartość na swoim talerzu przez cały dzień.

Archiwizacja

Zapisz wiadomości e-mail w miejscu pracy tak długo, jak możesz, bez poświęcania organizacji lub wyczerpywania zasobów pamięci biurowej. Utwórz foldery z nazwiskami osób lub działów, które zwykle wysyłają e-maile, a następnie skonfiguruj filtry, które automatycznie będą je zapisywać w odpowiednich folderach. Okresowo usuwaj swoją skrzynkę odbiorczą i umieszczaj niepotrzebne wiadomości e-mail w nowo utworzonych folderach lub kosza. Skonfiguruj automatyczną archiwizację, która zapisuje wiadomości e-mail do drugiego miejsca przechowywania po określonej liczbie dni. Pod wieloma względami e-maile są oficjalną dokumentacją miejsca pracy, podobnie jak pisanie memorandum lub "Re:" (dotyczące) listu na papierze. Poza tym wiadomości e-mail mogą również służyć jako dokumentacja w sprawach prawnych dla firmy.