W jaki sposób procedury dokumentacji przyczyniają się do dobrej kontroli wewnętrznej?

Firmy wprowadzają wewnętrzne mechanizmy kontrolne w celu ograniczenia ryzyka. Możliwe ryzyko to straty, słaba wydajność umów, niska jakość i nieprzestrzeganie przepisów. Procedury dotyczące dokumentacji szczegółowo opisują dokumenty wymagane przez firmę do wdrożenia systemów kontroli i przypisują odpowiedzialność za zadania i działania. Małe firmy zwykle wymagają mniejszej dokumentacji lub kontroli niż większe operacje, ponieważ każdy pracownik wykonuje kilka zadań związanych z pracą, a obowiązki są bardziej przejrzyste. Skuteczne procedury dokumentacji skutkujące minimalną skutecznością kontroli mogą zapewnić małym przedsiębiorstwom przewagę konkurencyjną.

Organizacja

Podstawą skutecznej kontroli wewnętrznej jest schemat organizacyjny, który zawiera opisy stanowisk. Procedury dotyczące dokumentacji muszą określać, że w opisach stanowisk wyraźnie wyszczególnione są zadania i obowiązki każdej pozycji w firmie. Procedury związane z dokumentacją przypisują odpowiedzialność za przygotowanie i aktualizację schematu organizacyjnego oraz sposobu, w jaki firma korzysta z wykresu. Zazwyczaj pracownicy otrzymują kopię ze szczegółami dotyczącymi stanowiska i opisu stanowiska pracy podczas rozpoczynania pracy.

Warunki i procedury

Procedury dokumentowania zwykle określają, że podręcznik pracownika musi zawierać całą odpowiednią dokumentację dotyczącą zasad i procedur. Określają one, co musi zawierać podręcznik, kto jest odpowiedzialny za pisanie i aktualizowanie zasad i procedur oraz w jaki sposób firma komunikuje je pracownikom. Procedury dokumentacji zazwyczaj określają, że pracownicy otrzymują kopię podręcznika, gdy rozpoczynają pracę, podpisują, że je otrzymali i zgadzają się przestrzegać zasad i procedur. Otrzymują aktualizacje w momencie ich wystąpienia.

Autoryzacje i zatwierdzenia

Udokumentowane schematy organizacyjne i instrukcje dla pracowników stanowią podstawę kontroli wewnętrznych, ale muszą zawierać rzeczywiste środki kontroli. Procedury dotyczące dokumentacji szczegółowo opisują takie środki. Opisują dokumenty, które wymieniają pracowników, którzy mogą podejmować decyzje i którzy mogą zatwierdzać wydatki. Każdy taki dokument musi dokładnie określać, co pracownik może zatwierdzić lub zatwierdzić, jaką formę przyjmuje zatwierdzenie lub upoważnienie, a także limity. Typowym przykładem jest to, że dany pracownik jest upoważniony do zatwierdzenia zakupu o wartości do 10 000 USD poprzez zainicjowanie odpowiedniego zamówienia.

Dokumentacja pomocnicza

Silne systemy kontroli wewnętrznej opierają się na dokumentacji potwierdzającej, która określa podstawy decyzji. Procedury dotyczące dokumentacji określają, jakie decyzje wymagają dokumentacji uzupełniającej i szczegółowo opisują jej charakter. Na przykład zatwierdzenie zamówienia zakupu może wymagać zamówienia. Procedura dokumentacji określa, że ​​pracownik musi przygotować zapotrzebowanie przed złożeniem wniosku o zatwierdzenie zamówienia, a także szczegóły informacji, które musi zawierać zamówienie.

Raportowanie

Kluczowym elementem kontroli wewnętrznej jest raportowanie ważnych informacji o firmie. Procedury dotyczące dokumentacji wzmacniają kontrolę wewnętrzną, określając, jakie informacje muszą zawierać takie raporty, kto jest odpowiedzialny za ich przygotowanie i kto otrzyma raporty. Niektóre raporty zawierają informacje poufne, a procedura dokumentacji musi określać, które raporty są poufne i szczegółowo opisywać odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Pojednanie

Nawet w małych firmach procedury dokumentacji prowadzą do różnych dokumentów, które mają niezależne źródła. Skuteczną metodą sprawdzania ich dokładności jest ustalenie zgodności między porównywalnymi danymi różnych autorów. Procedura dokumentacji musi określać, jakie uzgodnienia muszą mieć miejsce i kto jest odpowiedzialny za ich realizację. Musi szczegółowo określać sposób postępowania w przypadku rozbieżności i przypisać odpowiedzialność za rozwiązywanie różnic.