Jak pisać procedury płacowe?

Płace odgrywają główną rolę w twojej firmie, gdy masz pracowników, których musisz zapłacić. Jeśli zrzeknie się lejce płacowej pracownikowi lub zatrudnisz kogoś do przejęcia obowiązków płacowych, spisanie procedur płacowych może skrócić czas nauki. Pisanie procedur płacowych zapewnia również taki sam wynik za każdym razem, gdy przetwarzana jest lista płac - dokładne i terminowe wypłaty pracowników.

1.

Opisz, jak pracownicy dokumentują i przesyłają czas. Według amerykańskiego Departamentu Pracy, pracodawca może korzystać z dowolnego systemu kontroli czasu - czy to grafiku, systemu śledzenia czasu komputera czy czegoś innego. Napisz, w jaki sposób pracownicy przesyłają czas przepracowany w okresie rozliczeniowym i jak często cięte są kontrole płac. Na przykład, jeśli arkusze czasu pracy są przekazywane do menedżera zasobów ludzkich, należy je wymienić w procedurze, aby osoba przetwarzająca listę płac wiedziała, że ​​jest to miejsce, w którym należy odebrać karty czasu pracy.

2.

Wykonuj czynności w trakcie pisania. Najlepszym sposobem, aby upewnić się, że uwzględniono wszystkie kroki niezbędne do przetworzenia listy płac, jest zapisanie kroków w trakcie wykonywania czynności związanych z płaceniem.

3.

Napisz, jak obliczyć płace pracownicze. Na przykład, jeśli firma korzysta z programu komputerowego do obsługi listy płac, zapisz kroki, które pracownik musi podjąć, aby wprowadzić informacje o płacach do systemu dla każdego pracownika.

4.

Porozmawiaj o tym, jak dokonać korekty płatności. Opisać procedury, które pracownik musi podjąć, aby dokonać korekty płac wypłaconych pracownikom. Jeśli na przykład pracownik podejmuje nieopłacony dzień urlopu, opisz, w jaki sposób dokonywana jest korekta wynagrodzenia w celu odliczenia wynagrodzenia z pracy od kontroli pracownika.

5.

Zaplanuj harmonogram płatności. Uwzględnij opis kontroli częstotliwości wypłat wynagrodzeń (tygodniowy, dwutygodniowy lub miesięczny).

6.

Opisz, jak wydrukować czeki lub przedstawić informacje o płacach pracownikowi obsługi płac. Po wprowadzeniu przez pracownika informacji o wynagrodzeniu do oprogramowania komputerowego lub systemu śledzenia czasu, opisz, jak wydrukować kontrole płac lub prześlij zapisy płac do usługi płac, która drukuje kontrole dla firmy.

7.

Utrzymuj rekordy. Internal Revenue Service sugeruje prowadzenie rejestrów płatności pracowników, takich jak W-2, kart czasowych, deklaracji podatkowych i innych zapisów płacowych przez co najmniej trzy lata. Opisz miejsce przechowywania tych zapisów i sposób, w jaki pracownik powinien zajmować się wypełnianiem tych zapisów lub zapisywać te zapisy (elektronicznie i / lub w formie papierowej).

8.

Poproś pracownika o przetestowanie wstępnych instrukcji roboczych. Po napisaniu pierwszego szkicu kroków poproś pracownika o wykonanie instrukcji, aby sprawdzić, czy prawidłowo przetwarzają listę płac. Pozwól pracownikowi na przedstawienie opinii na temat obszarów instrukcji, które nie miały sensu lub wystąpiły problemy.

9.

Napisz ostatnie kroki. Korzystając z informacji zwrotnych od pracownika, dopracuj i dostosuj procedury płac do ostatecznego formatu.