Jak dokumentować problemy pracownicze i plan poprawy

Udokumentowanie problemów z wydajnością pracowników może być czasochłonne, a już nadmiernie rozbudowani menedżerowie małych firm mogą zakwestionować wartość dokumentacji lub planów poprawy wydajności. Większość firm w Stanach Zjednoczonych ma wolną wolę, co oznacza, że ​​pracownik może zostać zwolniony w dowolnym momencie z ważnego powodu, złego powodu lub w ogóle bez powodu. Ale chociaż może wydawać się szybszym i łatwiejszym zwolnieniem pracownika, zamiast tego istnieją znaczące korzyści - zarówno pod względem dolara, odpowiedzialności, jak i ogólnego morale pracowników - zamiast pomagać mu w poprawie.

1.

Zachowaj notatki o każdym problematycznym incydencie, który zauważyłeś. Należy podać szczegóły tego, co się wydarzyło, gdzie i kiedy doszło do incydentu, czy byli świadkowie, negatywne konsekwencje oraz naruszone zasady i procedury. Zarejestrować dane statystyczne lub częstotliwość zachowania pracownika w porównaniu ze średnią grupy roboczej, jeśli dotyczy. Na przykład, udokumentuj, ile razy pracownik był spóźniony w porównaniu do liczby wszystkich dni pracy lub liczby błędów popełnianych przez pracownika w porównaniu do średniej liczby błędów popełnianych przez współpracowników.

2.

Porozmawiaj o problematycznych incydentach z pracownikiem - twoja dokumentacja jest bezużyteczna, jeśli nie zostanie podjęta lub jeśli pracownik nie jest świadomy problemu. Spotkaj się z pracownikiem, aby omówić problem i przekaż mu kopię dokumentacji. Poproś go, aby wyjaśnił przyczynę problemu i opracuj z nim strategię.

3.

Podsumuj rozmowę w pisemnym planie poprawy. Plan powinien zawierać wyraźne oczekiwania - oraz wszelkie zasady i procedury regulujące te oczekiwania - oraz cele krótkoterminowe. Plan powinien również zawierać podsumowanie wspólnie uzgodnionych rozwiązań usprawniających.

4.

Obejmują konkretne, mierzalne cele wraz z harmonogramem osiągnięć. Na przykład: "Obniżysz wskaźnik błędu do 5 procent lub mniej w kwietniu." Określ daty kontynuacji: "Twoje postępy będą przeglądane co miesiąc."

5.

Spotkaj się z pracownikiem, aby przejrzeć jej postępy. W razie potrzeby dostosuj plan poprawy i zapisz zarówno zmiany w planie, jak i samo spotkanie. Jeśli trwała poprawa nie zostanie osiągnięta, przejdź do bardziej surowych form dyscypliny.

Wskazówka

• Zapisać każdą rozmowę z pracownikiem i zażądać podpisania dokumentu. Alternatywnie możesz podsumować drobne problemy w wiadomości e-mail, aby uzyskać dokumentację z datą i czasem.