Jak ustanowić system przechowywania rekordów

Ustanowienie systemu przechowywania rekordów wymaga dokładnego przeglądu bieżących praktyk firmy i sprawdzonego planu. Niezależnie od tego, czy tworzysz elektronicznego, elektronicznego systemu, czy tworzysz system za pomocą zapisów papierowych, używasz tego samego procesu. Obejmuje to stosowanie logicznych zasad organizacji. Właściwe podziały lub kategorie są kluczem do wydajnego i efektywnego systemu.

Utwórz system przechowywania rekordów

1.

Przejrzyj rekordy, które Twoja firma chce przechowywać, oraz twoje bieżące rekordy kolekcji i praktyki przechowywania. Utwórz małą komisję, która będzie współpracować z Tobą przy opracowywaniu materiałów, które planujesz zorganizować. Utwórz kategorie, które będą potrzebne do objęcia wszystkich Twoich rekordów.

2.

Ułóż dokumenty w rozpoznawalne kategorie, które mają sens dla Twojego personelu. Podstawowym kryterium dla kategorii jest to, że nie pokrywa się ona z żadną inną kategorią. Jeśli główną kategorią są klienci, wówczas każdy klient lub zgodna grupa klientów powinna służyć jako podkategoria. Rekordy produktu lub dostawcy muszą należeć do różnych kategorii. W ramach każdej kategorii i podkategorii poszczególne rekordy mogą być ułożone alfabetycznie według tytułu, daty zainicjowanej lub zakończonej, działu lub dowolnej innej metody, która sprawia, że ​​wyszukiwanie jest wygodne, spójne i efektywne.

3.

Przygotuj materiały szkoleniowe wyjaśniające system pracownikom. Przeprowadzić program szkoleniowy, aby wyjaśnić procedury i korzyści związane z przechowywaniem i odzyskiwaniem rekordów. Zwróć szczególną uwagę na osoby zajmujące się rekordami, których zadaniem jest zbieranie, segregowanie i dystrybucja rekordów; i kierowników jednostek, którzy mogą otrzymywać pytania po wdrożeniu systemu. Skorzystaj z pomocy członków zespołu programistów, aby pomóc Ci w monitorowaniu systemu pod kątem zmian, które naprawią problemy lub ułatwią i usprawnią korzystanie z nich.

4.

System archiwizacji bez systemu zapasowego nie jest kompletny ani bezpieczny. Firmy poniosły duże straty finansowe lub przestały działać, gdy utraciły dane. W przypadku rekordów krytycznych może zapłacić za wykonanie duplikatów i umieszczenie ich w bezpiecznych, ognioodpornych lokalizacjach poza siedzibą. Inną alternatywą jest elektroniczne skanowanie krytycznych danych i przesyłanie plików do zewnętrznego magazynu online. Jeśli prywatność danych stanowi problem, możesz zarchiwizować pliki na własne dyski, które przechowujesz w bezpiecznym miejscu poza siedzibą.