Przygotowanie dokumentu do skanowania

Skanowanie dokumentów umożliwia przekształcenie zgromadzonych dokumentów w przeszukiwalną komputerowo bazę danych. Może się okazać, że skanowanie dokumentów takich jak umowy pozwala zmniejszyć wydatki związane z przechowywaniem dokumentów lub zaoferować zeskanowane dokumenty w Internecie lub zakupić je klientom. Przygotowanie dokumentu do skanowania wymaga nieco planowania i przemyślenia.

Co skanować

Pierwszym wymaganiem dotyczącym przygotowania jest wybranie tego, co skanować i do jakich celów. Mogą istnieć wymagania prawne; na przykład, psychiatrzy zajmujący się okręgami szkolnymi lub systemem sądownictwa karnego mogą być zobowiązani do skanowania ocen pacjentów z usuniętymi pewnymi informacjami identyfikacyjnymi. Dokumenty prawne mogą wymagać zeskanowania stron podpisów lub pisemnych oświadczeń jako strony tytułowe dołączone do dokumentu.

Wymagania mechaniczne

Istnieją dwie szerokie kategorie skanerów: skanery płaskie (odpowiednie do skanowania oprawionych książek, dużych dzieł sztuki lub planów) oraz skanery z podajnikiem arkuszy. Skanery arkuszowe mogą skanować tylko jedną stronę strony naraz; to często wszystko, czego potrzeba. Aby skanować strony książki niezwiązanej, skanery arkuszowe muszą dupleksować - skanować jedną stronę arkusza, odwrócić go i zeskanować drugą stronę. Ładując skaner arkuszowy, połóż chwilę, aby przewertować wszystkie strony, szukając odwróconych stron i takich rzeczy jak zszywki, zakładki na taśmy lub karteczki samoprzylepne, które mogą zejść, gdy strony są podawane przez mechanizm.

Przygotowanie fizyczne

Po poznaniu prawnych i biznesowych przyczyn skanowania kolejnym wymaganiem jest fizyczne przygotowanie. Rodzaj przygotowania fizycznego zależy od używanego skanera i może wahać się od bardzo prostego - usuwania zszywek na luźnych stronach przed załadowaniem ich do skanera podawanego arkuszem - aż po skomplikowane - wklejanie wielu mniejszych dokumentów na podkład Płyta, która redukuje przenikanie i uruchamia je na płaskim skanerze. Dokumenty należy prasować płasko, bez loków lub zagnieceń. Jeśli próbujesz zwiększyć kontrast tekstu na płaskim skanerze, umieszczenie neutralnego szarego podkładu, takiego jak tekturowy podkład z kartki papieru, za skanowaną stroną może czasami pomóc.

Wymagania dotyczące przetwarzania OCR

Optyczne rozpoznawanie znaków używa rozpoznawania kształtów, aby próbować dopasować słowa ze słownika. Przygotowanie dokumentu do rozpoznawania OCR rozpoczyna się od ustawienia kontrastu na oryginalnym dokumencie. Sztuczka, która może działać dla starych dokumentów na papierze, które są pożółkłe od zawartości kwasów, polega na wykonaniu kserokopii o wysokim kontraście na ciężkim papierze. Po stronie fizycznej i mechanicznej, większość skanów OCR jest dla luźnych stron, a upewnienie się, że są one podniesione do kwadratu na podajniku dokumentów, jest również ważne, ponieważ strony skanowane pod niewielkim kątem mogą zwiększać współczynnik błędów. Bez względu na to, jak dobry jest twój OCR, będziesz chciał poświęcić czas na korektę wynikowego skanu, a to powinno zostać zapisane w budżecie na czas potrzebny.