Jak napisać notację konta

Istnieje korelacja między wysokim poziomem zadowolenia klienta a osiąganiem sukcesu i wysokimi zyskami. Z tego powodu wiele firm ma centra obsługi telefonicznej, w których klienci mogą wyrazić wszelkie obawy, zadawać pytania i rozwiązywać wszelkie problemy, z jakimi spotykają się w produktach lub usługach oferowanych przez firmy. Za każdym razem, gdy klient dzwoni, przedstawiciel, który rozmawia z klientem, musi wyraźnie odnotować szczegóły dyskusji, tak aby firma miała dokładny zapis konta i sytuacji poszczególnych klientów.

1.

Odbierz połączenie od klienta. Każda firma ma swoich konkretnych przedstawicieli, którzy mają kontakt z klientami podczas odbierania połączeń telefonicznych. W uprzejmym tonie, użyj powitania, które Twoja firma woli, aby rozpocząć rozmowę z klientem.

2.

Uzyskaj dostęp do konta klienta. Firmy często używają numerów kont klientów do pobierania informacji o koncie, ale w niektórych przypadkach klient może nie mieć tych informacji. Niektóre systemy umożliwiają przedstawicielom wyciąganie kont klientów za pomocą numeru telefonu klienta.

3.

Zweryfikuj konto i właściciela konta. Zapytaj klienta o zwyczajowe informacje, takie jak cztery ostatnie cyfry numeru ubezpieczenia społecznego, jego adres, data urodzenia lub jego nazwisko. Każda firma ma własne metody weryfikacji kont klientów.

4.

Zidentyfikuj pytanie lub troskę klienta. Jeśli to konieczne, poświęć chwilę, aby przejrzeć wcześniejsze zapiski, aby zapoznać się z sytuacją klienta. Słuchaj uważnie wyjaśnienia klienta dotyczącego jej pytania lub wątpliwości i rób notatki.

5.

Rozwiąż problem klienta i odpowiedz na wszelkie pytania. Podejmij niezbędne środki, aby upewnić się, że zadowoliłeś klienta. Każda firma ma różne metody postępowania z indywidualnymi zażaleniami klientów. Po rozwiązaniu problemu zapytaj klienta, czy jest zadowolony ze sposobu, w jaki poradziłeś sobie z sytuacją, aby zapewnić sobie satysfakcję.

6.

Uzupełnij notację konta. Notacja konta powinna wskazywać przyczynę wezwania klienta, podjętą czynność oraz wszelkie obietnice złożone klientowi. Właściwe zapisy na koncie mają kluczowe znaczenie, ponieważ zapewniają rozwiązanie problemu klienta i doskonałą obsługę. Zapewniają również, że zostały wykonane i przechowywane zapisy i służą jako rekord dla przyszłych przedstawicieli, aby zobaczyć, czy klient dzwoni ponownie.