Jak napisać poradnik asystenta administracyjnego

Asystent administracyjny utrzymuje kierownictwo i innych pracowników na dobrej drodze, utrzymując zaopatrzenie biura w zapasy, planując spotkania i spotkania oraz odpowiadając w razie potrzeby na telefon. Asystenci administracyjni, którzy pracują dla Twojej firmy, są tak dobrzy, jak instrukcja obsługi, którą dla nich piszesz. Ten podręcznik szczegółowo opisuje oczekiwania Twojej firmy i wyjaśnia klimat i kulturę. Użyj go, aby wyjaśnić, jak wykonywać określone zadania, a także określić zasady postępowania.

Utwórz stronę tytułową instrukcji obsługi. Podaj podręcznikowi prosty tytuł, taki jak "Podręcznik Asystenta administracyjnego i Podręcznik". Podaj nazwę firmy i jej adres na stronie tytułowej.

Utwórz spis treści na drugiej stronie. Wymień wszystkie tematy, które znajdziesz w instrukcji, takie jak "Odpowiadanie na telefon i odbieranie wiadomości", "Dyktowanie i transkrypcja" oraz "Zamawianie materiałów biurowych". Wymienione tematy zależą od obowiązków asystentów administracyjnych. Oprócz instrukcji dotyczących wykonywania zadań należy uwzględnić takie treści, jak "Zasady nieobecności", "Przerwy", "Świadczenia i wynagrodzenia" oraz inne istotne informacje, których asystent będzie potrzebował jako pracownik.

Utwórz nagłówek dla każdego tematu.

Wymień kroki dla każdego zadania, używając listy wypunktowanej lub numerowanej, aby asystenci mogli wyraźnie zobaczyć postęp zadania. Nie zakładaj żadnej wcześniejszej wiedzy o zadaniu; na przykład, poinstruuj asystenta, aby otworzył program do edycji tekstu, aby wpisać dokument.

Użyj jasnego języka, aby opisać, jak wykonać każde zadanie. Na przykład napisz "Odbierz telefon, mówiąc:" Witaj, dziękuję, że zadzwoniłeś do [Nazwa firmy] To jest [twoje imię], w czym mogę pomóc? "" Poinstruowanie asystentów o tym, jak odebrać telefon. Wymień informacje, które należy zebrać podczas rozmowy, lub przed przekazaniem połączenia innej osobie. Na przykład asystent powinien usunąć imię i nazwisko dzwoniącego, skąd dzwoni i cel połączenia.

Zapisz i wydrukuj instrukcję obsługi. Przebij otwory po lewej stronie papieru, a następnie włóż je do segregatora.

Przedmioty, które będą potrzebne

• Oprogramowanie komputerowe i edytory tekstów

• Drukarka

• Papier

• Dziurkowanie

• 2-calowy 3-ringowy środek wiążący

Wskazówka

• Zachowaj kopię zapasową instrukcji obsługi zapisaną na komputerze, aby móc ją w razie potrzeby zmienić i ponownie wydrukować.

2016 Informacje o wynagrodzeniach dla sekretarzy i asystentów administracyjnych

Sekretarze i asystenci administracyjni uzyskali w 2016 r. Średnią roczną pensję w wysokości 38.730 USD, zgodnie z danymi Amerykańskiego Biura Statystyki Pracy. Na niskim poziomie sekretarze i asystenci administracyjni zarabiali 25 centymetrową pensję w wysokości 30 500 $, co oznacza, że ​​75 procent zarabia więcej niż ta kwota. 75. percentyl wynagrodzenia to 48 680 $, co oznacza, że ​​25% zarabia więcej. W 2016 r. 3 994 400 osób zostało zatrudnionych w USA jako sekretarze i asystenci administracyjni.