Jak napisać e-mail z prośbą o dostępność

E-mail jest akceptowaną formą komunikacji biznesowej i możesz użyć tej metody, aby poprosić o dostępność na spotkanie. Kontaktując się z kimś, kogo nie spotkałeś i masz małą wiedzę o swoich produktach lub usługach, musisz przekazać informacje tak zwięźle jak to możliwe. Pamiętaj, że wielu menedżerów uzyskuje dostęp do e-maili za pośrednictwem smartfonów i tabletów i nie ma czasu na czytanie długich wiadomości. Twój e-mail musi być na czasie, używając grzecznego, odpowiedniego języka.

1.

Adres e-mail osobiście i jak najszybciej podaj jego cel na początku. Niewielu ludzi biznesu ma czas, aby przeczytać kilka akapitów, próbując zrozumieć, o co prosisz. Otwórz wiadomość e-mail ze zdaniem, które mówi czytelnikowi, że piszesz, aby umówić się na spotkanie w dogodnym dla niego terminie.

2.

Postępuj zgodnie ze wskazówką celu z uzasadnieniem wniosku o spotkanie. Powiedz krótko odbiorcy, kim jesteś i powód, dla którego musisz się z nim spotkać. Używaj jasnego języka i krótkich zdań, takich jak "Moja firma działa w Twojej okolicy i mam usługę, która może ci pomóc".

3.

Zaproponuj kilka potencjalnych dat i godzin spotkania, z prośbą o alternatywne opcje, jeśli żadna z tych dat nie jest odpowiednia. To usunie obowiązek ustawienia spotkania od odbiorcy, dzięki czemu łatwiej mu odpowiedzieć. Jeśli poprosisz go o podanie szczegółów dotyczących jego dostępności, prosisz go o więcej pracy niż ty.

4.

Podaj jasno lokalizację spotkania i powody, dla których go wybrałeś. W przypadku pierwszego spotkania przyjmuje się, że osoba, która złożyła wniosek, jest osobą, która jedzie na spotkanie. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy odbiorca musi przyjść do firmy, aby mogła zobaczyć swoje urządzenia i produkty. W takim przypadku twój e-mail powinien to wyjaśnić.

5.

Użyj grzecznego, cywilizowanego języka w e-mailu z prośbą o dostępność i sprawdź, czy poprawność pisowni i gramatyki jest poprawna. Potencjalnego klienta lub partnera biznesowego może zniechęcić wiadomość, która wykazuje słabą znajomość języka. Krótko mówiąc, potencjalne korzyści dla odbiorcy z powiązania z firmą.

6.

Dołącz informacje o swojej firmie i produktach lub usługach do wiadomości e-mail, aby odbiorca mógł z łatwością uzyskać do nich dostęp. Podaj linki do witryny firmy i artykułów z wiadomościami o produkcie lub usłudze, które mogą dać odbiorcy zrozumienie przyczyny zgłoszenia spotkania. Zachowaj rozmiar wiadomości e-mail do mniej niż dwóch megabajtów i upewnij się, że załączniki nie zawierają wirusów komputerowych.

7.

Kontynuuj wysyłanie wiadomości e-mail po tygodniu, jeśli odbiorca nie odpowiedział. W drugim e-mailu poproś o potwierdzenie otrzymania pierwszego e-maila i powtórz prośbę o spotkanie. Podaj, że skontaktujesz się z odbiorcą telefonicznie w określonym terminie odpowiedzi, jeśli go nie otrzymałeś, i zaplanuj rozmowę telefoniczną, aby upewnić się, że podążasz za tym.

Rzeczy potrzebne

• Imię i nazwisko oraz adres e-mail
• Potencjalne daty i godziny
• Sprawdzanie pisowni
• Elektroniczne materiały promocyjne